Cotizaciones automatizadas para fabricantes: cómo automatizar la cotización en su ERP

Las cotizaciones automatizadas son cotizaciones que se preparan en su ERP a partir de la solicitud de cotización (RFQ) de un cliente sin que nadie la vuelva a teclear. El software lee la RFQ, encuentra al cliente, las piezas, las cantidades y las unidades, pone precio a cada línea con sus listas de precios o reglas de precios, y deja una cotización para que una persona la revise y la envíe. Para los fabricantes, el término abarca tres tipos de software distintos, y el que usted necesita depende de en qué se le va realmente el tiempo de cotizar.

Esta guía explica los tres, recorre el proceso de cotización paso a paso, muestra dónde se aplica la automatización en cada paso, enumera los puntos de falla habituales e indica qué medir. Fluent es una de las opciones; hemos intentado ser justos.

Qué se entiende por cotizaciones automatizadas

• CPQ y configuradores de producto. El software de configurar, cotizar y poner precio (CPQ) guarda las reglas de un producto configurable: qué opciones van juntas, cuánto cuesta cada una y cómo queda la lista de materiales. Un vendedor, distribuidor o cliente responde preguntas y las reglas producen una configuración fabricable y un precio. Ejemplos son Epicor CPQ (antes KBMax), Tacton CPQ, Salesforce Revenue Cloud, DriveWorks (para SOLIDWORKS) y Configure One. Epicor Kinetic también tiene su propio configurador de producto, que se usa desde Quote Entry y Order Entry.
• Herramientas de estimación y cotización para talleres. Pensadas para talleres que fabrican piezas según el plano del cliente. Leen el modelo 3D o el plano, estiman material, tiempo de máquina y procesos externos, y aplican sus reglas de precios. Ejemplos son Paperless Parts y el módulo de estimación y cotización de ERP para talleres como ProShop.
• Automatización de la captura de cotizaciones. Software que lee las RFQ a medida que llegan (cuerpos de correo, PDF, hojas de cálculo, archivos de Word, escaneos) y prepara la cotización en la propia pantalla de cotizaciones del ERP: el cliente, las piezas incluidos los números de parte propios del cliente, las cantidades, las unidades de medida y los precios de sus listas de precios. No tiene reglas de producto propias: cuando una pieza es configurable, decide el configurador del propio ERP. Elimina la lectura y la captura entre la RFQ y la cotización. Fluent trabaja aquí y, en Epicor Kinetic, también responde el configurador de producto a partir de la solicitud.

La mayoría de los fabricantes necesita uno o dos de estos, rara vez los tres. Una empresa que vende piezas de catálogo y repetitivas en volumen saca poco de un configurador, porque no hay nada que configurar. Una empresa que vende máquinas diseñadas a pedido saca poco de una captura más rápida hasta que sus reglas de configuración existan en algún lugar distinto de la cabeza de un ingeniero. Clasifique un mes de sus propias RFQ antes de elegir.

Tabla comparativa

El proceso de cotización, paso a paso

Sea cual sea el producto, una cotización pasa por los mismos seis pasos. El tiempo rara vez está en la decisión de precio en sí. Se va en buscar, emparejar y teclear.

1. Recibir la RFQ

Las RFQ llegan como correos, formularios PDF, hojas de cálculo con líneas, planos, escaneos y fotos, o como una llamada que un representante pone por escrito. Caen en buzones compartidos y personales. El primer retraso suele ser simplemente darse cuenta de que llegó una y decidir quién se encarga. Una dirección compartida que se vigila, con cada RFQ registrada a la hora en que llegó, resuelve la mayor parte, y esa hora es donde empieza a contar el tiempo de respuesta.

2. Identificar al cliente

Hay que emparejar al solicitante con un registro de cliente en el ERP, con la dirección de envío y el contacto correctos. Un prospecto nuevo necesita un registro antes de que pueda existir una cotización. Los errores aquí, como dos registros para una misma empresa o elegir la matriz en lugar de una filial, se arrastran a los precios y las condiciones.

3. Resolver las piezas

Esta suele ser la mayor parte del trabajo. Los clientes piden piezas por sus propios números de parte, por descripción o por número de plano. Alguien tiene que traducir cada línea a su número de parte y revisión, muchas veces buscando en la referencia cruzada de piezas del cliente, en pedidos anteriores y en cotizaciones anteriores. Las líneas que no son piezas estándar pasan a ingeniería o a estimación, que es donde los configuradores y las herramientas de estimación para talleres demuestran su valor.

4. Capturar cantidades y unidades de medida

Una RFQ puede pedir 500 pies, 3 rollos o 12 cajas de 100. Cada cantidad tiene que capturarse en la unidad que pidió el cliente, o la cotización pone precio a una cantidad equivocada. Muchas RFQ piden varias cantidades por línea para que el cliente vea los descuentos por volumen.

5. Poner precio a cada línea

Los precios salen de listas de precios, precios por cliente, descuentos por cantidad, reglas de costo más margen o una estimación. Para piezas estándar debería ser una consulta que el ERP ya hace. Para piezas configuradas o fabricadas según plano es trabajo de un configurador o de un estimador.

6. Revisar, enviar y dar seguimiento

Alguien revisa la cotización, la envía y registra el resultado. Cuando el cliente acepta, la cotización se convierte en un pedido de venta, y la orden de compra del cliente debe compararse con lo cotizado.

Dónde se aplica la automatización en cada paso

Puntos de falla habituales

• El registro de cliente equivocado. Las cuentas duplicadas o de matriz y filial dan a una cotización precios y condiciones equivocados. La automatización debe indicar qué registro emparejó y detenerse cuando no está segura.
• Números de parte del cliente que no se resuelven. Una entrada que falta en la referencia cruzada es la causa más común de que una línea reciba la pieza equivocada. Un emparejamiento erróneo es peor que ninguno: la línea debe volver sin resolver, con lo que se buscó.
• Confusiones de unidad de medida. Pies contra pulgadas, pieza contra caja. Las cantidades deben cargarse en la unidad que indica la RFQ y convertirse en el ERP, nunca suponerse.
• Precios tecleados encima de la lista de precios. Los precios tecleados a mano se alejan de la lista de precios. Deje que el ERP ponga el precio a la línea y marque cada diferencia con lo que espera el cliente.
• RFQ que se quedan en un buzón. Sin responsable, sin hora de llegada y sin seguimiento, se pierde negocio que nadie ve.
• Cotizaciones que se vuelven a teclear como pedidos. Cuando el pedido se captura otra vez desde la orden de compra en lugar de salir de la cotización, se pierden los precios y las piezas acordados.

Qué medir

• Tiempo de respuesta de cotización. Tiempo desde que llega la RFQ hasta que se envía la cotización. Siga la mediana y el 10% más lento, por cliente y por tipo de cotización, porque un solo promedio oculta el atraso.
• Tasa de éxito. Cotizaciones que se convierten en pedidos, en número y en valor. Segméntela por cliente y familia de productos para que un cambio en la mezcla no oculte el efecto de cotizar más rápido.
• Exactitud de la cotización. La proporción de cotizaciones enviadas sin corrección, y la proporción de pedidos cuya pieza, unidad o precio difiere de la cotización de la que salieron.
• Tiempo de trabajo por cotización. Minutos de personal por cotización, medidos aparte del tiempo de espera. Es lo que la automatización reduce más directamente.
• RFQ abiertas. RFQ recibidas y aún sin cotizar al final de cada día.

Mida esto durante unas semanas antes de cambiar nada, para tener una base con la que comparar.

Dónde encaja Fluent y dónde no

El agente de Quote Entry de Fluent es automatización de la captura de cotizaciones para Epicor Kinetic. Lee las RFQ a medida que llegan (PDF, escaneos, fotos, hojas de cálculo, archivos de Word y cuerpos de correo) y prepara la cotización en Quote Entry. Resuelve el cliente, las piezas (incluidos los números de parte propios del cliente, mediante la referencia cruzada de piezas del cliente y los pedidos y cotizaciones anteriores de ese cliente), las unidades tal como las indica la RFQ y las revisiones de pieza contra datos en vivo de Epicor. Cada línea la valora el propio Epicor, a partir de sus listas de precios, de modo que la cotización lleva los precios que daría el ERP.

Nada llega a Epicor hasta que una persona revisa el borrador y lo procesa. Un cliente o una pieza que no se puede emparejar queda en el borrador con el motivo y lo que se buscó, y cada campo leído y cada decisión quedan registrados en el documento. Fluent se conecta a la API REST de Kinetic desde fuera, así que no se instala nada dentro de Epicor: ni personalizaciones, ni BPM, ni archivos de importación. No hay plantillas por cliente ni mapeo de campos; el comportamiento se define con instrucciones escritas, y las correcciones se convierten en instrucciones.

Cuando una línea es una pieza configurable, Fluent trabaja el configurador de producto de Epicor: responde las preguntas del configurador a partir de la solicitud y lee de vuelta el precio configurado en la línea, de modo que el precio sale de las reglas del propio Epicor. Dónde no encaja: Fluent no es un CPQ. No tiene un motor de reglas propio, no diseña productos y no estima costos a partir de un modelo 3D. Si sus reglas de configuración aún no están en Epicor, o si distribuidores y clientes necesitan un configurador visual, un CPQ como Epicor CPQ o Tacton CPQ es la herramienta adecuada. Si se va en costear piezas según plano, considere Paperless Parts o el módulo de estimación de su ERP para talleres. Fluent encaja cuando el tiempo se va en leer RFQ y capturarlas en Quote Entry, incluidas las líneas configuradas, y puede convivir con un CPQ.

Cuando el cliente acepta, la cotización se convierte en un pedido de venta en Epicor. El agente de Order Entry de Fluent lee la orden de compra del cliente en el formato en que llegue, resuelve el cliente, la dirección de envío, los números de parte del cliente, las unidades y los precios, y marca las órdenes de compra duplicadas. La guía sobre cómo automatizar la captura de pedidos de venta en Epicor cubre ese paso.

Los mismos agentes se ofrecen para otros ERP, como Epicor Prophet 21, SAP Business One, Oracle NetSuite, Acumatica y Microsoft Dynamics 365 Business Central. Epicor Kinetic es donde Fluent tiene más profundidad.

Cómo empezar

• Clasifique un mes de RFQ. Sepárelas en piezas estándar y repetitivas, productos configurados y trabajo según plano. La proporción le indica qué tipo de automatización compensa.
• Tome una base. Mida el tiempo de respuesta, el tiempo de trabajo y la tasa de éxito antes de cambiar nada.
• Limpie la referencia cruzada de piezas de sus clientes más grandes. Todos los enfoques dependen de ella.
• Revise las listas de precios. Confirme que los precios del ERP coinciden con lo que ventas cotiza en la práctica.
• Pruebe con RFQ reales. Incluya las complicadas y cuente las correcciones por cotización.

Véalo con sus propias RFQ

Envíe una solicitud de cotización real y lea el borrador de Quote Entry que produce Fluent, con cada campo sin resolver indicado. Vea el agente de Quote Entry, todos los agentes y los precios, o reserve una demostración.