Lee, revisa, resuelve: StoneAge convierte el ingreso de datos en una revisión rápida con Fluent

Fabricada en Durango, con la confianza del mundo

StoneAge, Inc. diseña y fabrica herramientas de hidrolimpieza de alta presión y equipos automatizados para la limpieza industrial. Sus herramientas limpian intercambiadores de calor, tubos, recipientes, evaporadores y alcantarillados, el tipo de trabajos difíciles que mantienen en marcha las plantas y las ciudades.

La empresa tiene su sede en Durango, Colorado, donde diseña y fabrica todo lo que vende. Actualmente trabajan allí unas 200 personas, y todas ellas son propietarias: StoneAge es 100 % propiedad de sus empleados desde 2023. A través de sus distribuidores y programas de capacitación, atiende a clientes en 90 países de todo el mundo.

La hidrolimpieza de alta presión es una "industria bastante especializada"; pocas empresas compiten en un campo como este, y los compradores suelen ser especialistas que saben exactamente lo que necesitan, pero dentro de ese nicho, StoneAge Inc. es un líder reconocido. Sus clientes cuentan con más que solo las herramientas. La empresa también ofrece servicios de alquiler, capacitación, soporte y una Jetting Calculator pública en línea de acceso público que ayuda a los usuarios a configurar la herramienta adecuada para cada trabajo. Esa calculadora juega un papel sorprendente en esta historia.

De un garaje en 1979 a un líder propiedad de sus empleados

Cuando John Wolgamott y Jerry Zink fundaron un negocio de ingeniería de hidrolimpieza en un garaje de Durango, tenían dos objetivos desde el primer día: resolver problemas difíciles de limpieza industrial y crear empleos de calidad y motivadores que hicieran posible construir una vida en Durango.

A los fundadores les apasionaban la investigación y el desarrollo, y esa pasión marcó la cultura de la empresa. Durante más de 40 años, StoneAge ha seguido diseñando nuevas herramientas y equipos que cambian la forma de realizar el trabajo de hidrolimpieza. Epicor ha sido la columna vertebral de sus operaciones diarias durante los últimos nueve años.

Conoce a Josh Lau: la mente detrás de la mejora continua

Josh Lau es el Coordinador de Mejora Continua en StoneAge, donde trabaja desde hace 11 años. Su trabajo es sencillo de describir, pero difícil de llevar a cabo: encontrar formas de optimizar cada proceso y, luego, identificar las partes que se pueden automatizar. Reporta directamente a la CEO de la empresa, Kerry Siggins.

En una conversación reciente con Iván Rebolledo, CRO de Technology Coast Partners, Josh compartió cómo StoneAge encontró Fluent, cómo fue trabajar con el equipo de TCP y qué ha ganado la empresa.

Josh no se acercó a la IA buscando un juguete nuevo y llamativo. Llegó con un problema claro y un objetivo definido. Mientras se preparaba para asistir a la Epicor Insights Conference en mayo de 2026, comenzó a buscar socios de Epicor que pudieran ayudarlo. Encontró a TCP a través de un seminario web de Fluent sobre Entrada de Recepciones/Receipt Entry, donde simplemente observó al agente realizar el trabajo, en vivo.

Se reunió con el equipo de TCP en la conferencia y, en cuestión de semanas, el primer proyecto ya estaba en marcha.

El desafío: personal capacitado atrapado detrás de un teclado

En todas las operaciones de StoneAge, el personal dedicaba demasiado tiempo a ingresar datos en Epicor. Los entradas debían ser precisas, pero cada minuto frente al teclado era un minuto que les alejaba del trabajo que realmente había que hacer.

El equipo de recepción de mercancías era el ejemplo más claro. Los paquetes suelen llegar en grandes lotes. Un receptor desempacaba un envío, volvía a la computadora, tecleaba los detalles de la hoja de remisión y luego regresaba a la siguiente caja. Toda la información ya estaba impresa en la hoja de remisión, y aun así alguien tenía que volver a ingresarla a mano. Dividir el tiempo entre dos tareas muy distintas también aumentaba la probabilidad de cometer errores.

Encontrar la solución adecuada tampoco fue fácil. StoneAge enfrentaba varios obstáculos:

• Cada proveedor es diferente: StoneAge compra a proveedores de todos los tamaños, y sus hojas de remisión tienen muchos formatos distintos. Las herramientas anteriores solo podían leer los datos que estuvieran claramente estructurados y necesitaban plantillas o modelos entrenados para cada formato.
• Sin interés en sistemas adicionales: El equipo no quería apilar otra plataforma sobre Epicor, mantener conexiones personalizadas ni asumir más deuda técnica.
• El mismo problema en otras áreas: El personal de servicio al cliente dedicaba tiempo a ingresar las órdenes de compra de los clientes en Epicor, en vez de hablar con ellos.

Lo que StoneAge necesitaba era una IA que pudiera leer cada documento como lo hace una persona, trabajar directamente con Epicor y convertir la captura de datos en una revisión rápida.

Implementación con TCP: avanzar a la velocidad de StoneAge

StoneAge puso en marcha el agente Fluent Entrada de Recepciones/Receipt Entry entre junio y julio de 2026, apenas semanas después de la Epicor Insights Conference. Josh dice que la empresa se mueve rápido una vez que sabe lo que quiere, y que en proyectos de software anteriores por lo general tenía que esperar a sus proveedores. Esta vez fue diferente.

Conectados en una breve llamada

Configurar las conexiones entre Fluent y Epicor llevó una sola llamada de 40 minutos. A partir de ahí, el equipo de TCP planteó el proyecto de una manera que se quedó grabada en Josh: pensarlo como la incorporación de un nuevo empleado. El agente ya sabe cómo funciona Epicor, pero necesita aprender la forma propia de trabajar de StoneAge. Cuanto más trabaja el equipo con él y lo corrige, mejor se vuelve.

Feedback rápido, mejora constante

La curva de aprendizaje se pareció mucho a la capacitación de una persona. Algunos errores iniciales provenían de los propios procesos de StoneAge, donde los pasos diferían de lo que Epicor espera o no siempre se realizaban de la misma manera. El agente los detectó rápidamente y, en algunos casos, mostró al equipo dónde su propio proceso era inconsistente y merecía ser corregido.

Cada vez que StoneAge daba feedback, el equipo de TCP actuaba en consecuencia, a menudo el mismo día o al siguiente. Josh trabajó con las mismas personas durante todo el proyecto, Andrés Cubeddu, Director de Éxito del Cliente, y Gonzalo B. Nuñez, Director de Tecnología, quienes llegaron a comprender el negocio y sus objetivos. Las reuniones semanales de seguimiento continúan, incluso ahora.

El rompecabezas del Jetting Calculator

El segundo agente, para Entrada de Órdenes de Venta/Sales Order Entry, abordó un problema exclusivo de StoneAge. Muchos pedidos de los distribuidores de sistemas de alcantarillado son por paquetes: una boquilla se vende como un kit cuyo cabezal y chorros quedan abiertos hasta que alguien los dimensiona para el trabajo. La orden de compra especifica el paquete y luego indica la bomba con la que funcionará, por ejemplo 12 galones por minuto a 4,000 PSI, a veces con la longitud de la manguera. Un representante de servicio al cliente ingresaba esos valores en la calculadora de hidrolimpieza Jetting Calculator del sitio web de StoneAge, leía el cabezal y los chorros que sugería, y completaba la información en el kit de la orden de Epicor.

StoneAge pidió al agente de Fluent que hiciera exactamente lo que hace esa persona. El sistema ejecuta la misma calculadora, completa cada espacio en blanco del kit y registra la bomba en la línea del pedido. Cuando el distribuidor ya ha elegido las boquillas, utiliza la elección del distribuidor. Cuando el pedido omite algún dato necesario, lo marca como pendiente en lugar de hacer conjeturas. Josh recuerda al equipo de TCP sonreía durante toda la llamada, entusiasmado por asumir el reto. Lo resolvieron: en su primer mes, el agente completó el kit en 126 líneas de paquetes en 101 de los 239 pedidos que registró.

Los resultados: 1,301 documentos, revisados en segundos

Del 24 de agosto al 29 de octubre de 2026, Fluent leyó y preparó 1,301 documentos para StoneAge: 1,062 hojas de remisión de proveedores y 239 órdenes de venta de clientes. Una persona aprobó cada uno antes de contabilizarse en Epicor.

Las cifras principales:

139 horas de captura manual devueltas al equipo

De hojas de remisión a Entrada de Recepciones/Receipt Entry

Los receptores escanean cada hoja de remisión y sus certificados de materiales en el mostrador de recepción, y el escáner los envía directamente a Fluent. Fluent lee cada uno, hace coincidir cada línea con su línea de orden de compra y su liberación, registra los números de lote y de lote de producción, y prepara la recepción. Una vez que un receptor la aprueba, Fluent crea la recepción en Epicor y adjunta la hoja de remisión y los certificados a las líneas de la recepción.

• 1,062 hojas de remisión recibidas en Epicor en 10 semanas, unas 106 por semana.
• 1,278 líneas de recepción en 537 órdenes de compra.
• Todas las hojas de remisión llegaron directamente desde el escáner de recepción. Ninguna tuvo que teclearse ni cargarse a mano.
• De 8 a 16 segundos de revisión, en promedio, de las hojas de remisión.
• El 99.3 % de los campos se contabilizó exactamente como Fluent los leyó.
• Alrededor de 2 minutos, en promedio, para que Fluent lea una hoja y haga coincidir sus líneas.

De pedidos de clientes a Órdenes de Venta/Order Entry

Las órdenes de compra de los clientes llegan a una bandeja de entrada compartida. Fluent identifica al cliente, la dirección de envío y las condiciones, compara cada pieza con el catálogo de StoneAge, aplica los precios de la cotización del cliente cuando corresponde y prepara la orden de venta para su revisión.

• Registró 239 órdenes de venta y 554 líneas de pedido, con hasta 41 líneas en una sola orden, en 4 semanas.
• 43 clientes atendidos, con el 98 % de los pedidos recibidos por correo electrónico.
• El tiempo promedio de revisión fue de 64 segundos por pedido; la mitad de los casos tardó entre 33 segundos y 2 minutos.
• El 78% se contabilizó sin cambios en los datos del pedido.
• El 25% se valoró a partir de una cotización de cliente que coincidía.

El lado humano

Los receptores ahora son revisores, no mecanógrafos. Pueden concentrarse en lo que más importa: contar cantidades, verificar materiales y decidir a a continuación dónde va colocado cada artículo. Como la recepción también conlleva otras funciones en el cumplimiento de pedidos, terminar las recepciones más rápido les libera tiempo para ayudar al resto del equipo de operaciones.

Ver al agente trabajar también ha generado confianza en la IA. Los receptores ven el valor directamente, porque el agente se encarga de la captura de datos que antes ocupaba buena parte de su jornada.

La inversión lo vale

StoneAge considera que Fluent es una inversión muy valiosa. Josh le pidió al equipo de optimización de datos de la empresa que comparara el costo de Fluent con el de otros programas por los que StoneAge paga. Salieron impresionados y encontraron que los costos de cómputos de Fluent son difíciles de superar.

"¿Qué más puede hacer?"

La dirección de StoneAge está entusiasmada y la pregunta que Josh escucha con más frecuencia del CEO es sencilla: ¿qué sigue? La respuesta ya está tomando forma.

• Órdenes de Venta/Order Entry pasa a uso principal: El agente está pasando de piloto a uso cotidiano, con más personal de servicio al cliente trabajando junto a él.
• Cotizaciones: El equipo quiere incorporar a Fluent las solicitudes de cotización como siguiente paso.
• Más unidades de negocio: Hoy el agente de Órdenes de Venta/Order Entry funciona en una unidad de negocio. StoneAge está estudiando cómo extenderlo a los pedidos del resto de la empresa.
• Más tiempo con los clientes: Cada orden de compra que gestiona el agente permite a el equipo de servicio al cliente dedicar más tiempo para responder preguntas difíciles y ayudar directamente a los clientes.

Detrás de todo esto hay una filosofía clara sobre el crecimiento. La solución fácil para un equipo sobrecargado es contratar a otra persona. StoneAge primero optimiza cada proceso haciéndolo lo más eficiente posible, automatiza lo que tiene sentido, y solo después, incorpora personas cuando el equipo realmente alcanza su capacidad máxima.

Con Fluent, StoneAge puede crecer de forma sostenible, sabiendo que ha llevado la automatización tan lejos como ha podido antes de ampliar sus equipos.

Lo que nos enseñan los dos primeros agentes de IA de StoneAge

• Comienza con un problema claro: StoneAge sabía exactamente lo que quería de la IA: convertir la captura de datos en revisión. Ese enfoque facilitó evaluar Fluent y avanzar rápidamente.
• Corrije el proceso y luego automatízalo: El agente incluso reveló pasos que se realizaban de manera inconsistente, lo que permitió a StoneAge corregirlos.
• Una integración nativa con Epicor es importante: Fluent se conectó en solo una llamada de 40 minutos, sin necesidad de mantener plataformas adicionales ni conexiones personalizadas.
• Trate al agente como a un nuevo empleado: EL feedback periódico y las respuestas rápidas de TCP hicieron que el agente fuera preciso con rapidez: el 99.3 % de los campos de las hojas de remisión se contabilizó exactamente como se leyeron.
• Revisiones rápidas: Un promedio de 10 segundos para revisar una hoja de remisión y de 64 segundos para una orden de venta ahorro unas 139 horas de captura.
• El personal se dedica a tareas más valiosas: Los receptores se concentran en contar y verificar materiales, y servicio al cliente puede pasar más tiempo con los clientes.
• Un socio que cumple: TCP asumió una tarea compleja y exclusiva de StoneAge, la Jetting Calculator, y la resolvió.
• Un éxito abre las puertas: La dirección ya está solicitando cotizaciones, y y pronto se sumarán más unidades de negocio.

Las herramientas han cambiado, la promesa no

En 1979, dos ingenieros en un garaje de Durango se propusieron hacer dos cosas: resolver problemas difíciles de limpieza industrial y crear buenos empleos que permitieran a las personas construir una buena vida en su ciudad. Más de 40 años después, esa promesa sigue guiando la forma de trabajar de StoneAge.

La mayor contribución de Fluent a StoneAge es el tiempo. El receptor que antes iba y venía entre las cajas y un teclado, ahora dedica ese tiempo a contar, verificar y enviar las piezas a donde deben ir. El representante de servicio al cliente que antes tecleaba línea tras línea ahora puede concentrarse en ayudar a los clientes con las preguntas que realmente importan.

En una empresa donde cada empleado también es propietario, esas 139 horas son mucho más que una cifra en un informe. Pertenecen a las personas que construyeron StoneAge, y ahora se destinan al trabajo que solo las personas pueden hacer.

Las herramientas han cambiado desde aquel garaje de 1979, pero la misión no. Con cada nuevo agente, StoneAge sigue demostrando que la mejor manera de crecer es mejorar el trabajo de quienes lo realizan.