Cómo automatizar la entrada de pedidos de Epicor: Opciones comparadas

Puede automatizar la entrada de órdenes de venta en Epicor Kinetic con importaciones DMT, una integración de API REST personalizada, EDI para socios comerciales que lo envían, la Automatización de Órdenes de Venta basada en ECM de Epicor, una herramienta dedicada de entrada de órdenes como Conexiom o Esker, RPA como último recurso, o un agente de IA como Fluent que lee las órdenes de compra enviadas por correo electrónico y las redacta en la entrada de órdenes. EDI es la respuesta adecuada para clientes que ya lo envían. Para los clientes que envían un PDF por correo electrónico y que siempre lo harán, usted necesita algo que lea el documento y lo resuelva frente a los datos en vivo de Epicor antes de que una persona lo apruebe. Fluent lo hace, y decide quién es esa persona: sus flujos de aprobación envían cada borrador a los aprobadores que indican sus reglas escritas, con la IA revisándolo primero para cada uno, y nada se escribe en Epicor hasta que aprueban.

Por qué la entrada de órdenes de venta es difícil de automatizar

Las órdenes de compra del cliente están redactadas en los términos del cliente. Lograr introducirlas correctamente en la entrada de órdenes implica responder preguntas que la orden de compra no responde directamente:

• Números de parte del cliente. La PO indica el número de parte del cliente, y usted necesita su propio número de parte.
• Unidades de medida. El cliente solicita en cajas, usted vende en unidades, o viceversa.
• Dirección de entrega y términos. El destino de entrega en la PO puede ser una nueva dirección, una de las varias que hay registradas, o un error tipográfico. Los términos y la moneda deben seguir al cliente, cualquiera que diga la PO al pasar.
• Duplicados de PO. La misma PO llega dos veces, por correo electrónico y luego como una versión "revisada", o un comprador la reenvía solicitando el estado.
• Formato. Muchos clientes nunca enviarán EDI. Envían PDFs, hojas de cálculo, escaneos y, ocasionalmente, pedidos escritos en el cuerpo del correo.

Cada opción a continuación cubre alguno de estos. La diferencia está en cuánta intervención humana queda a la hora de introducir las órdenes.

1. Importaciones DMT

Configuración. Prepare una hoja de cálculo en la plantilla de órdenes de venta de DMT y ejecute la importación. Los administradores de Epicor suelen conocer ya DMT.

Qué automatiza. Crear muchas órdenes a partir de filas de datos estructurados, como la exportación semanal de un gran cliente.

Qué recae en una persona. Preparar la hoja de cálculo: leer cada PO, convertir los números de parte del cliente a los suyos, verificar las unidades y la dirección de entrega, y detectar duplicados. DMT es la herramienta fiable de Epicor para cargar datos estructurados, así que rinde mejor una vez hecha esa lectura.

2. Integración personalizada de API REST o de funciones de Epicor

Configuración. Un desarrollador crea una integración sobre la API REST de Kinetic, o funciones de Epicor llamadas desde fuera. Service Connect o Epicor Automation Studio pueden orquestar el mismo flujo con menos código.

Qué automatiza. Órdenes de cualquier sistema que produce datos estructurados: una tienda web, un portal de clientes, una herramienta CPQ o otro ERP.

Qué recae en una persona. Mantener la integración que usted construya, y las órdenes que llegan como documentos. La API REST de Kinetic y las Epicor Functions están pensadas para datos estructurados; leer un PDF es un paso de captura aparte. Fluent mismo escribe en Kinetic a través de esa misma API REST.

3. EDI para socios comerciales que lo envían

Configuración. Contrate a un proveedor o traductor EDI (Cleo, TrueCommerce, SPS Commerce y otros), mapee el formato de orden de compra de cada socio comercial en Epicor y pruebe con el socio. Cada nuevo socio es su propio proceso de incorporación.

Qué automatiza. Órdenes de alto volumen y estandarizadas de grandes clientes y minoristas que requieren EDI. Una vez que un socio está mapeado, las órdenes fluyen con poca intervención humana.

Qué recae en una persona. Mantener los mapeos cuando los socios cambian sus especificaciones, manejar transacciones rechazadas y todo cliente que no use EDI.

4. RPA en la pantalla

Configuración. Una herramienta de RPA graba pulsaciones de teclas en la entrada de órdenes y las reproduce con valores de una hoja de cálculo o OCR.

Qué automatiza. La escritura.

Qué recae en una persona. Todo lo que el bot no pueda decidir, más reparaciones. Los bots de pantalla se rompen cuando una actualización de Kinetic o un cambio de diseño mueve un campo, y escribirán la pieza incorrecta tan rápido como la correcta. Trate la RPA como último recurso; Kinetic tiene una API.

5. Epicor Sales Order Automation (ECM)

Configuración. Licencie ECM de Epicor y configure la Automatización de Órdenes de Venta, incluida la captura, las colas de revisión y la conexión a Epicor. Epicor o un socio normalmente ejecutan el proyecto.

Qué automatiza. La captura de las órdenes de compra de clientes desde correo electrónico y documentos a través de la capa IDC (Intelligent Data Capture) de Epicor, un flujo de revisión, almacenamiento en ECM y creación de órdenes en Epicor. Es el propio producto de Epicor.

Qué recae en una persona. Revisar los campos capturados en las colas de revisión de ECM. Su equipo de Epicor o su socio puede mostrarle cómo la captura maneja los números de parte, las unidades y los duplicados con sus propias POs.

Combinándolo con un agente. Fluent trabaja junto a ECM. Conserve ECM para el archivo y sus flujos de trabajo, y deje que Fluent haga la lectura en lugar de IDC: el agente de documentos ECM de Fluent se crea a partir de los tipos de documento de ECM que usted ya usa, rellena los campos y las filas de línea de cada tipo, y archiva el documento en ECM con los valores de índice completos. Ver Fluent con Epicor ECM.

6. Herramientas dedicadas de entrada de órdenes

Configuración. Suscríbase a un producto de automatización de entrada de órdenes como Conexiom o Esker, conéctelo a Epicor y configúrelo para los documentos de sus clientes.

Qué automatiza. Convertir las órdenes de compra de los clientes, en su mayoría PDF y correo electrónico, en órdenes de venta en el ERP, en muchos ERP.

Qué recae en una persona. Revisar excepciones, además de la configuración por cliente que el producto necesite. Pregunte cómo se incorporan nuevos formatos de cliente, cómo se resuelven los números de parte del cliente frente a Epicor y cómo se enruta la aprobación.

Lowki. Lexi, de Lowki, es una herramienta de entrada de pedidos construida solo para Epicor Kinetic. Lee pedidos de un buzón de Microsoft Exchange Online, y el enfoque de Lowki es crear cada orden de venta en Kinetic de inmediato, retenida, con las piezas desconocidas y las diferencias de precio marcadas para la persona que la libera. Fluent sigue el otro camino: la orden se queda como borrador hasta que se completan sus aprobaciones, y entonces se crea una sola vez. Compare Fluent y Lowki, o lea sobre órdenes retenidas y revisión previa.

7. Agentes de IA como Fluent

Configuración. Fluent llama a la API REST v2 de Epicor Kinetic desde fuera, ya sea on-premise o alojada por Epicor, sin nada instalado dentro de Epicor: sin personalización, sin BPM, sin tabla de staging, sin archivo de importación. Cada agente genera un alcance de acceso que enumera exactamente los servicios que llama, que usted importa y Epicor aplica. La configuración toma unos treinta minutos de cuentas y onboarding, y la mayoría de los equipos revisan documentos el mismo día.

Qué automatiza. Los clientes reenvían o envían por correo electrónico las órdenes de compra directamente al agente como PDFs, escaneos, fotos, hojas de cálculo, cuerpos de correo, XML o EDI. El agente empareja al cliente, las piezas (incluidos los números de parte propios del cliente) y las unidades con los datos en vivo de Epicor, aplica la moneda y las condiciones del cliente, y verifica si ya existe alguna orden que lleve el mismo número de PO del cliente antes de redactar. No hay plantillas por cliente, no hay mapeo de campos, no hay entrenamiento de modelo: el comportamiento se establece con instrucciones escritas, y las correcciones se convierten en instrucciones.

Qué recae en una persona. Aprobar el borrador. Las piezas o unidades no resueltas se indican por línea en el borrador. El flujo de aprobación envía la orden por las etapas que usted define, cada una con un aprobador concreto, quien tenga menos trabajo, una cola compartida o la persona que la IA elige de un grupo, y condiciones escritas en lenguaje natural deciden quién hace falta. Antes de que cada aprobador la abra, la IA revisa la orden según la responsabilidad de ese aprobador y la marca como "nada señalado" o "requiere revisión" con una nota sobre qué comprobar. Los aprobadores pueden decidir en un chat privado con el agente o respondiendo al correo, y los aprobadores ausentes se enrutan a un delegado. Nada se escribe en Epicor mientras una aprobación está pendiente, y cada campo leído y decisión tomada, incluido quién firmó en nombre de quién, queda en el registro de auditoría. En los 25.359 documentos revisados en los 90 días hasta el 1 de septiembre de 2026, la revisión mediana fue de 55 segundos (la media es de 115 segundos, impulsada por una cola de revisiones largas).

Luceco publicó sobre su primer día en EpiUsers.help. Más equipos de Epicor están en nuestras historias de clientes.

Tabla de comparación

Cómo debe verse lo bueno en la entrada de órdenes

• Partes resueltas a su propio número de parte, manteniendo el número del cliente. El borrador debe mostrar a cuál de sus partes corresponde cada línea, y decirlo cuando no pueda.
• Unidades tomadas de la PO. Si la PO no indica una unidad, o la unidad no es válida para la pieza, marque la línea. Nunca asuma un valor por defecto.
• Términos y moneda del cliente. La orden sigue al registro del cliente, y las diferencias en la PO se presentan para revisión.
• Duplicados detectados antes de la entrada. Verifique el número de PO del cliente frente a las órdenes existentes antes de crear algo.
• Las personas adecuadas aprueban y Epicor valida. Envíe cada orden a los aprobadores que necesita según una regla escrita, muestre a cada uno qué revisar antes de abrirla y deje que la lógica de negocio de Epicor verifique cada orden, para que la automatización cumpla las mismas reglas que su personal.

Qué opción encaja

• DMT es la herramienta adecuada para cargas masivas y para clientes que envían hojas de cálculo estructuradas.
• Una integración de API REST encaja para órdenes de sus propios sistemas, una tienda web o un portal, cuando usted tiene un desarrollador para gestionarla.
• EDI es la opción adecuada dondequiera que un cliente lo envíe, y Fluent no intenta reemplazarlo. Manténgalo para esos socios; los clientes que no enviarán EDI son la cola larga, y para muchos fabricantes envían la mayoría de los pedidos.
• RPA es una solución transitoria en el mejor de los casos.
• Epicor Sales Order Automation (ECM) encaja para equipos que desean la pila ECM propia de Epicor para el almacenamiento de documentos y el flujo de trabajo. Fluent trabaja junto a ella: conserve ECM y deje que Fluent haga la lectura en lugar de IDC y archive cada documento en ECM.
• Conexiom, Esker y similares bastan cuando usa varios ERP y necesita un solo producto de entrada de órdenes para todos.
• Un agente de IA como Fluent encaja para los clientes que envían PDFs por correo y que nunca enviarán EDI, cuando usted desee órdenes redactadas contra datos en vivo de Epicor sin plantillas por cliente ni un proyecto de implementación, y enviadas a los aprobadores adecuados antes de que lleguen a Epicor. Funciona junto a EDI y Epicor ECM, y escribe a través de la propia lógica de negocio de Kinetic.

Paso siguiente

Para ver la entrada de órdenes redactada a partir de las PO de sus propios clientes, lea sobre automatización de entrada de órdenes Fluent, la integración de Epicor y trabajar junto a Epicor ECM, verifique precios y solicite una demostración. Fluent está desarrollado por Technology Coast Partners, un Socio Platinum de Epicor con más de 600 implementaciones de Epicor.