Metalworks encuentra su socio ideal de IA: Fluent de TCP

Metalworks es un proveedor de primer nivel, tier-one, de productos acabados para fabricantes de equipos originales (OEM). Ofrece su experticia en metales, laminados y tapicerías, además de un historial probado de éxito a la hora de convertir las ideas en realidad y personalizarlas. Se especializa en muebles de armario, almacenamiento y soluciones de organización. Desde proyectos estándar hasta encargos especiales y modificaciones, pasando por la fabricación bajo pedido.

Fundada en 1966 en Ludington, Míchigan, Metalworks es una empresa familiar de manufactura con una superficie de más de 180 000 pies cuadrados repartida entre Ludington, Fab-Lite en Manistee y Flairwood en Norton Shores, adquirida en 2023.

La historia tech de Metalworks

Metalworks es cliente de Epicor desde 2010, cuando adoptó por primera vez a este sistema ERP. A lo largo de la década siguiente, la empresa se apoyó en Epicor como columna vertebral de sus operaciones. En 2026, uno de los principales objetivos empresariales de Metalworks a todo nivel era incorporar la inteligencia artificial en algunas áreas del negocio. No se trataba de una idea vaga que rondaba por ahí, sino de una iniciativa real, debatida y priorizada a nivel directivo durante la reunión anual de planificación estratégica de la empresa. Encontrar un socio fiable en materia de IA ocupaba el primer puesto de esa lista.

Conoce a Jill Schoedel

Jill Schoedel es la gerente de TI de Metalworks en Ludington, Michigan, y no llegó a la cima del organigrama por casualidad: la escaló. “Con los años fui ascendiendo hasta llegar a gerente de TI”, dice, lo que se queda corto para describir a la persona a la que llaman tanto la planta como las oficinas.

Su historia con Epicor es casi igual de larga. “Estamos con Epicor desde, creo, septiembre de 2010 o 2011”. En 2022 migró toda la operación a la nube. Cada dos años viaja a la Insights Epicor Global Customer Conference.

Una visita al stand de TCP al final de la conferencia

La IA era una de las iniciativas principales de Metalworks este año, así que cuando llegó la invitación para pasar por el stand de Technology Coast Partners, donde mostraban Fluent, Jill y Guy Wolgamott, analista de aplicaciones de Metalworks, fueron. Casi al final de Insights, vieron una demo rápida. “Los dos pensamos: esto es genial. Teníamos que llevarlo a Metalworks”. De vuelta en casa, la reacción fue la de siempre ante la IA.

El desafío de Metalworks

Antes de que Fluent entrara en escena, el proceso de cuentas por pagar de Metalworks se parecía mucho al de muchas otras empresas de manufactura: manual, con mucho papeleo y lento. Las aprobaciones tampoco eran mucho más rápidas. Si una factura necesitaba ser firmada, alguien tenía que escribir físicamente “aprobado” en ella, hacer una copia y llevarla al departamento de cuentas por pagar. En un buen día, cuando el responsable de la aprobación se encontraba cerca, eso podía llevar cinco minutos. En un día más ajetreado, la factura podía quedarse ahí un rato antes de que alguien se ocupara de ella.

Metalworks ya había probado otra herramienta de IA para su proceso de elaboración de presupuestos aproximadamente un año antes, y la experiencia había dejado al equipo un poco intranquilo.

Así que, cuando Metalworks se puso a buscar un socio de IA para el departamento de cuentas por pagar, reinaba un sano escepticismo en la empresa. Como dijo Jill Schoedel, mucha gente en la oficina pensaba que una herramienta que funcionara tan bien “era demasiado buena para ser verdad”.

La experiencia de la implementación

Se conectó a Epicor de inmediato, y simplemente funcionó.

Andrés Cubeddu, Head of Customer Success en Technology Coast Partners, explicó a Jill cómo funcionaban la clave API y el ámbito de acceso, y consiguió que todo se comunicara con fluidez con Epicor. A continuación, trabajó directamente con el personal de cuentas por pagar de Metalworks y con Parker Kirwin, del equipo de TI, para definir cómo debían fluir las facturas por el sistema, asegurándose de que todo funcionara correctamente.

Las cifras detrás de la precisión

La propia analítica de documentos de Fluent en Metalworks mostró una retención de campos del 99,6% en 298 documentos de cuentas por pagar evaluados, es decir, que cuando los revisores abrían un borrador, dejaban la extracción de la IA tal cual. El gráfico de respaldo, titulado “Document Analytics Review — Field Retention” (“Retención de campos”), llevaba como título destacado “Cuando los revisores hicieron ediciones, casi no cambiaron nada”, ilustrado con un indicador circular del 99,6%, y explicaba: la retención de campos fue del 99,6% en 298 documentos evaluados, lo que significa que la extracción original de la IA se mantuvo casi siempre exactamente igual — la señal más clara de que Fluent está leyendo los documentos correctamente. En la práctica, las ediciones de los revisores normalmente solo agregaban detalles internos como fechas, referencias o información contable que no aparece en la factura original. La conclusión destacada en el gráfico: en 298 documentos, la IA extrajo correctamente el 99,6% de los campos, sin necesidad de corrección humana.

El desempeño general se desglosó así:

Quienes lo usan a diario dejaron de mover papeles

Antes de Fluent, cada factura se verificaba, se capturaba en Epicor y se cuadraba a mano: de dos a quince minutos, unos siete u ocho en promedio. Aprobar significaba escribir okay to pay en papel, sacar copia y llevarlo caminando.

El antes y después de Fluent

• Registrar una factura: 7–8 minutos antes de Fluent → menos de un minuto de revisión con Fluent

• Aprobar una factura: 5 minutos como mínimo antes de Fluent → segundos, desde un correo, con Fluent

• Ahorro anual proyectado preliminar: US$ 35.700 al año.

Adopción de los usuarios

El agente de aprobaciones envía un correo con un botón. “Por lo que me dicen los usuarios, les encanta. Lo miran y, si todo está bien, hacen clic en aprobar”.

En cuentas por pagar, la factura original se revisa junto al borrador antes de registrar nada. “Le hace el día mucho más fácil a nuestro equipo de cuentas por pagar. Hay muchos menos papeles que mover”.

Comparado con la IA anterior

Metalworks pasó cerca de un año peleando con otra herramienta de IA en su proceso de cotización. “Veo errores cada dos semanas. Con Fluent no estamos viendo nada de eso”.

Su forma de describirlo: “Es como un soplo de aire fresco. Estamos muy agradecidos y muy impresionados”.

Por qué pegó

La IA estaba en la agenda del plan estratégico anual. “Encontrar una empresa confiable era lo primero de la lista, y están muy contentos con lo que implementamos”.

Jill Schoedel agrega: “Siempre le decimos a Andrés que Fluent es increíble. Ver que se conectó a Epicor de inmediato y empezó a trabajar para nosotros durante las pruebas; quedamos muy, muy contentos”.

Perspectivas futuras

Las perspectivas del futuro en Metalworks no se limitan a la gestión de cuentas por pagar. El equipo ya tiene la mirada puesta en la automatización de la introducción de pedidos como el siguiente gran paso, y existe un interés creciente por aplicar una automatización similar también a las cuentas por cobrar. Más allá de eso, Metalworks tiene previsto analizar otros departamentos y oficinas de la empresa para ver en qué ámbitos Fluent podría aligerar la carga de trabajo y hacer que las tareas diarias sean más fáciles y productivas.

Este enfoque con visión de futuro no es solo una iniciativa de TI, sino que forma parte de la estrategia más amplia de la empresa. La adopción de la IA ya era una prioridad máxima tras las sesiones de planificación de la dirección de Metalworks, y el éxito inicial con Fluent no ha hecho más que reforzar esa dirección. Ahora que cuenta con una base sólida y fiable, Metalworks se siente segura para expandirse a nuevas áreas, respaldada por un socio que ya ha demostrado su capacidad para cumplir con lo prometido.

Conclusiones de éxito

• Una base ERP sólida y consolidada (Epicor, en la nube desde 2022) facilitó a Metalworks la integración de una nueva solución de IA sin interrupciones.
• El apoyo práctico y ágil durante la implementación marcó la diferencia. La estrecha colaboración con Andrés Cubeddu, de TCP, convirtió una configuración potencialmente técnica y complicada en un proceso fluido y guiado.
• Los resultados reales generaron confianza rápidamente. Una tasa de precisión en la extracción del 99,4 % y unos tiempos de revisión inferiores a un minuto por documento convencieron rápidamente incluso a los escépticos que pensaban que era “demasiado bueno para ser verdad”.
• Las aprobaciones automatizadas supusieron un gran éxito. Reducir el tiempo de aprobación de minutos a segundos supuso una diferencia notable en el día a día de los usuarios finales de toda la empresa.
• Contar con un equipo interno de TI dispuesto a ayudar con los pasos de configuración, como los ámbitos de acceso y las claves API, hizo que la puesta en marcha fuera más rápida y sencilla.
• Un éxito abre la puerta a muchos más. Metalworks busca ahora ampliar la automatización a los pedidos de clientes, la contabilidad y otros departamentos, con la confianza que le ha dado su primera experiencia con Fluent.