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Automatización de cuentas por pagar para Sage 300 con cada P/O Receipt Entry cotejado con su factura

Las empresas que usan Sage 300 suelen comprar y vender en varias monedas y compañías, y sus documentos llegan por correo con todo tipo de formato. Fluent lee facturas de proveedores, listas de empaque, pedidos de clientes y avisos de pago y los prepara como borrador en A/P Invoice Entry, P/O Receipt Entry, O/E Order Entry o A/R Receipt Entry, resueltos contra sus datos de Sage 300, para que una persona los revise.

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Agentes

Automatice todo el ciclo en Sage 300

Diez agentes, uno para cada documento que llega de un cliente, un proveedor o la planta. Cada uno lee el documento, lo verifica contra Sage 300 y redacta la transacción para que una persona la revise.

A/P Invoice Entry

Automatización de facturas de proveedor

Facturas de proveedores conciliadas a dos o tres vías contra la orden y la recepción, con cada diferencia indicada en la línea.

P/O Receipt Entry

Automatización de remisiones

Remisiones recibidas contra la orden de compra línea por línea, en la unidad en que embarcó el proveedor.

P/O Purchase Order Entry

Automatización de órdenes de compra

Las cotizaciones y requisiciones de proveedores se convierten en órdenes de compra, valuadas en la moneda del proveedor.

Automatización de cotizaciones

Solicitudes de cotización redactadas como cotizaciones de venta, con los números de parte del cliente resueltos a los suyos.

O/E Order Entry

Automatización de pedidos de venta

Órdenes de compra de clientes redactadas como pedidos de venta, con revisión de duplicados antes de escribir nada.

O/E Shipment Entry

Automatización de embarques

Las instrucciones de embarque se convierten en embarques, con cada línea resuelta a la línea de pedido que surte.

O/E Invoice Entry

Automatización de facturas de cliente

Facturas y notas de crédito de clientes registradas para que la facturación no espere a una persona.

A/R Receipt Entry

Aplicación de cobros

Pagos y avisos de remesa de clientes aplicados a las facturas abiertas que liquidan.

Automatización de registro de tiempo

Registros de tiempo y papeleo de planta aplicados al trabajo y la operación correctos.

Automatización de surtido de material

Material surtido al trabajo sin buscar la secuencia de materiales a mano.

Validación

Verifique cada documento contra Sage 300 antes de registrarlo

Cada agente resuelve lo que dice el documento contra datos en vivo de Sage 300, lo compara con lo que ya tienen la orden y la recepción, e indica cada diferencia en el borrador.

Resuelto contra Sage 300

El proveedor o cliente, las partes y la orden detrás del documento, confirmados contra sus propios registros antes de escribir nada.

  • Proveedores y clientes, por nombre e identificador fiscal
  • Partes, incluidos los números de la otra parte
  • Órdenes abiertas, liberaciones y recepciones

Cantidades y precios comparados

Cada línea se liga a la orden o recepción a la que se refiere, y lo que el documento declara se verifica contra lo que Sage 300 tiene.

  • Cantidad contra lo que queda por facturar o embarcar
  • Precio unitario contra la orden
  • Cada cantidad en la unidad que indica el documento

Listo para revisar

El borrador muestra qué coincidió, qué no, y cada diferencia, así que aprobarlo es una decisión y no una recaptura.

  • Cada diferencia indicada en la línea
  • Los valores sin coincidencia se nombran, no se adivinan
  • Nada se registra hasta que una persona lo aprueba

Comparación

Sin plantillas, sin mapeo de campos, sin entrenar modelos

La captura de documentos tradicional se configura por diseño: una plantilla para cada proveedor, una coordenada para cada campo, un modelo reentrenado cuando cambia el papeleo. Fluent se configura con instrucciones escritas, y reescribirlas cambia lo que hace.

Plantillas

Una plantilla para cada proveedor, diseño y tipo de documento

Lee cada documento como lo haría una persona, sea cual sea el diseño

Mapeo de campos

Campos ubicados por posición: si una columna se mueve, la extracción falla

Sin coordenadas. Consulta datos reales de Sage 300 antes de escribir

Entrenamiento

Modelos reentrenados con muestras cada vez que cambia un diseño

Las correcciones se vuelven instrucciones: mejora sin reentrenar

Excepciones

Las excepciones caen a una cola para captura manual

Razona ante variaciones y excepciones en lugar de fallar

Cambiar el comportamiento

Cambiar el comportamiento exige un proyecto de configuración

El comportamiento se define con instrucciones escritas que usted controla

Gobierno

Autonomía que puede entregar a un auditor

Cada agente opera dentro de los límites que usted define. Cada acción que toma queda registrada, es explicable y es reversible antes de registrarse.

Umbrales de aprobación

Un documento por encima de un importe o fuera de una tolerancia de precio pasa a los aprobadores responsables.

Registros de auditoría

Cada campo que el agente leyó y cada decisión que tomó, en el expediente.

Retención de datos

Sus documentos y datos se rigen por las políticas de retención que usted controla.

Validación de Sage 300

Las transacciones las valida Sage 300 antes de registrarse.

Revisión humana

Las excepciones escalan a su equipo con el razonamiento del agente adjunto.

Permisos

Los agentes solo tocan los documentos y las compañías que usted autoriza.

ERP

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Preguntas Frecuentes

El agente localiza la orden de compra y las recepciones registradas en P/O Receipt Entry, prepara la factura en A/P Invoice Entry y compara cada línea a dos o tres vías. Un envío incompleto, un cargo adicional o un costo unitario distinto se muestra en la línea donde ocurre, para que su equipo de cuentas por pagar vea la diferencia antes de aprobar. Los importes se mantienen en la moneda del proveedor, y lo que no pudo resolver se indica en el borrador.

Sí. El agente lee el aviso de pago, identifica al cliente y los documentos abiertos que el pago liquida, y prepara el cobro en A/R Receipt Entry con cada importe aplicado a su factura. Una referencia que no encuentra, o un total que no concuerda con los importes aplicados, se señala en el borrador. Una persona revisa la aplicación y contabiliza el lote.

Nuestros ingenieros conectan Fluent a su compañía de Sage 300 durante la implementación y prueban cada agente con documentos de prueba antes de que escriba en producción. Los agentes leen de Sage 300 sus propios proveedores, clientes, partes y órdenes abiertas, y solo tocan las compañías y los documentos que usted autoriza.

No, a menos que usted lo decida. De forma predeterminada cada agente redacta la transacción y espera la revisión. Un flujo de aprobación envía cada documento a las personas que deben aprobarlo, y umbrales como un importe o una variación de precio deciden quién revisa qué, y cada decisión del agente queda registrada en el documento.

PDF, escaneos, fotografías, hojas de cálculo, cuerpos de correo, XML y EDI, reenviados por su equipo o enviados directamente al agente. No hay plantillas que construir por proveedor o cliente: cada documento se lee como lo leería una persona, sea cual sea el diseño.

¿Qué le daría primero a un agente en Sage 300?

Envíenos un lote de los documentos que su equipo captura hoy en Sage 300. Le mostraremos qué puede conciliar y registrar un agente y qué sigue necesitando su criterio.

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