Automatización de facturas de proveedor
Facturas de proveedores conciliadas a dos o tres vías contra la orden y la recepción, con cada diferencia indicada en la línea.
Automatización de cuentas por pagar para Acumatica con cada bill vinculada a su purchase receipt
Fabricantes y distribuidores que usan Acumatica manejan facturas de proveedores, órdenes de compra de clientes, listas de empaque y avisos de pago que todavía llegan como adjuntos de correo. Fluent lee cada documento y lo prepara en la pantalla que su equipo ya usa: Bills and Adjustments, Sales Orders, Purchase Receipts o Payments and Applications. Una persona revisa y libera cada borrador.
Agentes
Automatice todo el ciclo en Acumatica
Diez agentes, uno para cada documento que llega de un cliente, un proveedor o la planta. Cada uno lee el documento, lo verifica contra Acumatica y redacta la transacción para que una persona la revise.
Automatización de remisiones
Remisiones recibidas contra la orden de compra línea por línea, en la unidad en que embarcó el proveedor.
Automatización de órdenes de compra
Las cotizaciones y requisiciones de proveedores se convierten en órdenes de compra, valuadas en la moneda del proveedor.
Automatización de cotizaciones
Solicitudes de cotización redactadas como cotizaciones de venta, con los números de parte del cliente resueltos a los suyos.
Automatización de pedidos de venta
Órdenes de compra de clientes redactadas como pedidos de venta, con revisión de duplicados antes de escribir nada.
Automatización de embarques
Las instrucciones de embarque se convierten en embarques, con cada línea resuelta a la línea de pedido que surte.
Automatización de facturas de cliente
Facturas y notas de crédito de clientes registradas para que la facturación no espere a una persona.
Aplicación de cobros
Pagos y avisos de remesa de clientes aplicados a las facturas abiertas que liquidan.
Automatización de registro de tiempo
Registros de tiempo y papeleo de planta aplicados al trabajo y la operación correctos.
Automatización de surtido de material
Material surtido al trabajo sin buscar la secuencia de materiales a mano.
Validación
Verifique cada documento contra Acumatica antes de registrarlo
Cada agente resuelve lo que dice el documento contra datos en vivo de Acumatica, lo compara con lo que ya tienen la orden y la recepción, e indica cada diferencia en el borrador.
Resuelto contra Acumatica
El proveedor o cliente, las partes y la orden detrás del documento, confirmados contra sus propios registros antes de escribir nada.
- Proveedores y clientes, por nombre e identificador fiscal
- Partes, incluidos los números de la otra parte
- Órdenes abiertas, liberaciones y recepciones
Cantidades y precios comparados
Cada línea se liga a la orden o recepción a la que se refiere, y lo que el documento declara se verifica contra lo que Acumatica tiene.
- Cantidad contra lo que queda por facturar o embarcar
- Precio unitario contra la orden
- Cada cantidad en la unidad que indica el documento
Listo para revisar
El borrador muestra qué coincidió, qué no, y cada diferencia, así que aprobarlo es una decisión y no una recaptura.
- Cada diferencia indicada en la línea
- Los valores sin coincidencia se nombran, no se adivinan
- Nada se registra hasta que una persona lo aprueba
Comparación
Sin plantillas, sin mapeo de campos, sin entrenar modelos
La captura de documentos tradicional se configura por diseño: una plantilla para cada proveedor, una coordenada para cada campo, un modelo reentrenado cuando cambia el papeleo. Fluent se configura con instrucciones escritas, y reescribirlas cambia lo que hace.
OCR tradicionalAutomatización agéntica
Plantillas
Una plantilla para cada proveedor, diseño y tipo de documento
Lee cada documento como lo haría una persona, sea cual sea el diseño
Mapeo de campos
Campos ubicados por posición: si una columna se mueve, la extracción falla
Sin coordenadas. Consulta datos reales de Acumatica antes de escribir
Entrenamiento
Modelos reentrenados con muestras cada vez que cambia un diseño
Las correcciones se vuelven instrucciones: mejora sin reentrenar
Excepciones
Las excepciones caen a una cola para captura manual
Razona ante variaciones y excepciones en lugar de fallar
Cambiar el comportamiento
Cambiar el comportamiento exige un proyecto de configuración
El comportamiento se define con instrucciones escritas que usted controla
Gobierno
Autonomía que puede entregar a un auditor
Cada agente opera dentro de los límites que usted define. Cada acción que toma queda registrada, es explicable y es reversible antes de registrarse.
Umbrales de aprobación
Un documento por encima de un importe o fuera de una tolerancia de precio pasa a los aprobadores responsables.
Registros de auditoría
Cada campo que el agente leyó y cada decisión que tomó, en el expediente.
Retención de datos
Sus documentos y datos se rigen por las políticas de retención que usted controla.
Validación de Acumatica
Las transacciones las valida Acumatica antes de registrarse.
Revisión humana
Las excepciones escalan a su equipo con el razonamiento del agente adjunto.
Permisos
Los agentes solo tocan los documentos y las compañías que usted autoriza.
ERP
Automatice documentos en otros ERP
- Epicor Kinetic
- Epicor Prophet 21
- SAP Business One
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- Oracle NetSuite
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- Dynamics 365 Finance and Supply Chain
- Odoo
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- JobBOSS²
Preguntas Frecuentes
El agente vincula cada línea de la bill con lo que el proveedor realmente factura: las líneas de purchase receipt cuando la mercancía se recibió, o las líneas de la orden de compra cuando la facturación sigue a la orden. Coteja de dos o tres vías y muestra cada diferencia de cantidad o precio en la línea. La bill se prepara en Bills and Adjustments con el proveedor, los artículos, las unidades y la moneda resueltos con sus datos de Acumatica, y espera a que una persona la revise y la libere.
Sí. El agente lee el aviso de pago, identifica al cliente y encuentra las facturas abiertas que el pago liquida. Prepara el pago en Payments and Applications con cada documento aplicado por el importe pagado. Cualquier factura que no encontró, o un importe que no coincide con el saldo abierto, queda señalado en el borrador para que su equipo de cuentas por cobrar lo resuelva antes de liberar el pago.
Nuestros ingenieros conectan Fluent a su compañía de Acumatica durante la implementación y prueban cada agente con documentos de prueba antes de que escriba en producción. Los agentes leen de Acumatica sus propios proveedores, clientes, partes y órdenes abiertas, y solo tocan las compañías y los documentos que usted autoriza.
No, a menos que usted lo decida. De forma predeterminada cada agente redacta la transacción y espera la revisión. Un flujo de aprobación envía cada documento a las personas que deben aprobarlo, y umbrales como un importe o una variación de precio deciden quién revisa qué, y cada decisión del agente queda registrada en el documento.
PDF, escaneos, fotografías, hojas de cálculo, cuerpos de correo, XML y EDI, reenviados por su equipo o enviados directamente al agente. No hay plantillas que construir por proveedor o cliente: cada documento se lee como lo leería una persona, sea cual sea el diseño.
¿Qué le daría primero a un agente en Acumatica?
Envíenos un lote de los documentos que su equipo captura hoy en Acumatica. Le mostraremos qué puede conciliar y registrar un agente y qué sigue necesitando su criterio.
