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Automatización de cuentas por pagar para IFS Cloud y cada pedido de cliente, llegada y orden de taller

IFS Cloud opera en fabricantes y empresas orientadas a proyectos que gestionan pedidos de cliente, compras y órdenes de taller en un solo sistema. Las facturas de proveedor, notas de entrega, órdenes de compra de clientes y avisos de pago siguen llegando como archivos adjuntos. Fluent lee cada uno y lo prepara como borrador de Supplier Invoice, Purchase Order, Customer Order o Shipment en IFS Cloud, para que una persona lo revise y apruebe.

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Agentes

Automatice todo el ciclo en IFS Cloud

Diez agentes, uno para cada documento que llega de un cliente, un proveedor o la planta. Cada uno lee el documento, lo verifica contra IFS Cloud y redacta la transacción para que una persona la revise.

Supplier Invoice

Automatización de facturas de proveedor

Facturas de proveedores conciliadas a dos o tres vías contra la orden y la recepción, con cada diferencia indicada en la línea.

Register Arrivals

Automatización de remisiones

Remisiones recibidas contra la orden de compra línea por línea, en la unidad en que embarcó el proveedor.

Purchase Order

Automatización de órdenes de compra

Las cotizaciones y requisiciones de proveedores se convierten en órdenes de compra, valuadas en la moneda del proveedor.

Automatización de cotizaciones

Solicitudes de cotización redactadas como cotizaciones de venta, con los números de parte del cliente resueltos a los suyos.

Customer Order

Automatización de pedidos de venta

Órdenes de compra de clientes redactadas como pedidos de venta, con revisión de duplicados antes de escribir nada.

Shipment

Automatización de embarques

Las instrucciones de embarque se convierten en embarques, con cada línea resuelta a la línea de pedido que surte.

Customer Invoice

Automatización de facturas de cliente

Facturas y notas de crédito de clientes registradas para que la facturación no espere a una persona.

Aplicación de cobros

Pagos y avisos de remesa de clientes aplicados a las facturas abiertas que liquidan.

Automatización de registro de tiempo

Registros de tiempo y papeleo de planta aplicados al trabajo y la operación correctos.

Automatización de surtido de material

Material surtido al trabajo sin buscar la secuencia de materiales a mano.

Validación

Verifique cada documento contra IFS Cloud antes de registrarlo

Cada agente resuelve lo que dice el documento contra datos en vivo de IFS Cloud, lo compara con lo que ya tienen la orden y la recepción, e indica cada diferencia en el borrador.

Resuelto contra IFS Cloud

El proveedor o cliente, las partes y la orden detrás del documento, confirmados contra sus propios registros antes de escribir nada.

  • Proveedores y clientes, por nombre e identificador fiscal
  • Partes, incluidos los números de la otra parte
  • Órdenes abiertas, liberaciones y recepciones

Cantidades y precios comparados

Cada línea se liga a la orden o recepción a la que se refiere, y lo que el documento declara se verifica contra lo que IFS Cloud tiene.

  • Cantidad contra lo que queda por facturar o embarcar
  • Precio unitario contra la orden
  • Cada cantidad en la unidad que indica el documento

Listo para revisar

El borrador muestra qué coincidió, qué no, y cada diferencia, así que aprobarlo es una decisión y no una recaptura.

  • Cada diferencia indicada en la línea
  • Los valores sin coincidencia se nombran, no se adivinan
  • Nada se registra hasta que una persona lo aprueba

Comparación

Sin plantillas, sin mapeo de campos, sin entrenar modelos

La captura de documentos tradicional se configura por diseño: una plantilla para cada proveedor, una coordenada para cada campo, un modelo reentrenado cuando cambia el papeleo. Fluent se configura con instrucciones escritas, y reescribirlas cambia lo que hace.

Plantillas

Una plantilla para cada proveedor, diseño y tipo de documento

Lee cada documento como lo haría una persona, sea cual sea el diseño

Mapeo de campos

Campos ubicados por posición: si una columna se mueve, la extracción falla

Sin coordenadas. Consulta datos reales de IFS Cloud antes de escribir

Entrenamiento

Modelos reentrenados con muestras cada vez que cambia un diseño

Las correcciones se vuelven instrucciones: mejora sin reentrenar

Excepciones

Las excepciones caen a una cola para captura manual

Razona ante variaciones y excepciones en lugar de fallar

Cambiar el comportamiento

Cambiar el comportamiento exige un proyecto de configuración

El comportamiento se define con instrucciones escritas que usted controla

Gobierno

Autonomía que puede entregar a un auditor

Cada agente opera dentro de los límites que usted define. Cada acción que toma queda registrada, es explicable y es reversible antes de registrarse.

Umbrales de aprobación

Un documento por encima de un importe o fuera de una tolerancia de precio pasa a los aprobadores responsables.

Registros de auditoría

Cada campo que el agente leyó y cada decisión que tomó, en el expediente.

Retención de datos

Sus documentos y datos se rigen por las políticas de retención que usted controla.

Validación de IFS Cloud

Las transacciones las valida IFS Cloud antes de registrarse.

Revisión humana

Las excepciones escalan a su equipo con el razonamiento del agente adjunto.

Permisos

Los agentes solo tocan los documentos y las compañías que usted autoriza.

ERP

Automatice documentos en otros ERP

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Preguntas Frecuentes

El agente lee la factura del proveedor, resuelve el proveedor y la orden de compra, y concilia cada línea a dos vías contra la orden o a tres vías contra las cantidades registradas en Register Arrivals. La factura de proveedor se prepara como borrador con cada diferencia de precio, cantidad o unidad de medida indicada en la línea. Las referencias que no pudo resolver quedan señaladas en el borrador, y una persona aprueba la factura antes de contabilizarla.

Sí. Las hojas de horas y los papeles del taller se leen registro por registro, y cada uno se asigna a la orden de taller y la operación a las que pertenece. El material retirado para una orden de taller se emite sin que nadie busque la línea de componente a mano. Piezas, unidades y cantidades se verifican contra la orden de taller en IFS Cloud, y una persona revisa cada borrador antes de registrarlo.

Nuestros ingenieros conectan Fluent a su compañía de IFS Cloud durante la implementación y prueban cada agente con documentos de prueba antes de que escriba en producción. Los agentes leen de IFS Cloud sus propios proveedores, clientes, partes y órdenes abiertas, y solo tocan las compañías y los documentos que usted autoriza.

No, a menos que usted lo decida. De forma predeterminada cada agente redacta la transacción y espera la revisión. Un flujo de aprobación envía cada documento a las personas que deben aprobarlo, y umbrales como un importe o una variación de precio deciden quién revisa qué, y cada decisión del agente queda registrada en el documento.

PDF, escaneos, fotografías, hojas de cálculo, cuerpos de correo, XML y EDI, reenviados por su equipo o enviados directamente al agente. No hay plantillas que construir por proveedor o cliente: cada documento se lee como lo leería una persona, sea cual sea el diseño.

¿Qué le daría primero a un agente en IFS Cloud?

Envíenos un lote de los documentos que su equipo captura hoy en IFS Cloud. Le mostraremos qué puede conciliar y registrar un agente y qué sigue necesitando su criterio.

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