EDI frente a entrada de pedidos con IA en Epicor Kinetic: qué pedidos van por cada camino
¿Ha muerto el EDI? No, pero nunca se diseñó para los clientes que envían un PDF por correo. En qué se diferencian EDI y la entrada de pedidos con IA, y cómo reparten sus clientes los fabricantes con Epicor Kinetic.
Gonzalo Nuñez
Chief Technology Officer
El EDI no ha muerto. Sigue siendo la forma más fiable de recibir pedidos de los clientes grandes y minoristas que lo exigen. Nunca se diseñó para el resto: los clientes que envían por correo un PDF, una hoja de cálculo, la foto de un pedido escrito a mano o unas líneas en el cuerpo del correo. La entrada de pedidos con IA lee esos documentos y los resuelve contra su ERP. Para los fabricantes con Epicor Kinetic la respuesta práctica son los dos, con EDI para los socios comerciales que lo envían y entrada de pedidos con IA para todos los demás.
Lo que el EDI hace bien
- Estructura. Una orden de compra EDI llega con cada campo en un lugar conocido, así que no hay nada que leer ni interpretar.
- Volumen. Una vez mapeado un socio, miles de pedidos a la semana fluyen casi sin intervención.
- Exigencia. Muchos clientes grandes y minoristas solo comercian por EDI, y sus reglas de cumplimiento esperan acuses, avisos de envío y facturas a cambio.
Dónde se detiene el EDI
- Cada socio es un proyecto. Cada socio comercial necesita un mapa, pruebas y mantenimiento cuando cambia su especificación.
- Coste por socio. Las cuotas del proveedor y la incorporación tienen sentido para un cliente que pide a diario, y rara vez para uno que pide dos veces al mes.
- La cola larga nunca llega. La mayoría de los fabricantes tienen unos pocos socios EDI y cientos de clientes que nunca enviarán EDI. Sus pedidos se siguen tecleando a mano.
- Entra limpio, sale limpio. EDI entrega lo que envió el cliente. Un número de pieza equivocado o un precio desactualizado sigue estando mal.
Un fabricante con Epicor con el que hablamos usa EDI para sus 17 clientes más grandes y otra herramienta de pedidos para los diez siguientes, lo que automatiza unas dos terceras partes de sus órdenes de venta. El resto se sigue tecleando en Order Entry.
Lo que añade la entrada de pedidos con IA
La entrada de pedidos con IA lee el documento que el cliente envía de verdad, con cualquier formato y sin plantilla por cliente. Una buena herramienta hace después lo que hace una persona tras leer: resuelve el cliente y la dirección de envío, asigna los números de pieza del cliente a los suyos, comprueba las unidades de medida y los precios contra Epicor y busca una orden existente con el mismo número de orden de compra. Lo que no puede resolver se muestra a una persona antes de confirmar la orden.
Dos cosas distinguen a las herramientas de esta categoría. La primera es la profundidad contra Epicor: si los números de pieza del cliente, las unidades y los precios se resuelven contra datos vivos o se dejan al revisor. La segunda es dónde se revisa, en una orden retenida que ya está en Kinetic o en un borrador antes de que Epicor lo vea. La guía sobre órdenes retenidas y revisión previa trata la segunda cuestión.
Comparación
| EDI | Entrada de pedidos con IA | |
|---|---|---|
| Entrada | Transacciones EDI estructuradas (por ejemplo, órdenes de compra 850) | PDF, escaneos, fotos, hojas de cálculo, cuerpos de correo; algunas herramientas también leen XML y EDI |
| Configuración por cliente | Un mapa por socio comercial | Ninguna con una herramienta sin plantillas |
| Ideal para | Socios grandes, estables y de alto volumen que exigen EDI | La cola larga de clientes que envían pedidos por correo |
| Validación contra Epicor | Lo que comprueben el mapa y la integración | Cliente, piezas, unidades, precios y duplicados, según la herramienta |
| Revisión humana | Excepciones y transacciones rechazadas | Cada pedido, o solo los marcados, según su configuración |
| Trabajo continuo | Mantenimiento de mapas cuando cambian los socios | Instrucciones escritas para el tratamiento de cada cliente |
| Documentos de vuelta | Acuses, avisos de envío y facturas por EDI | Normalmente no; confírmelo con el proveedor |
Usar ambos con Epicor Kinetic
Mantenga EDI donde el cliente lo exija y dirija todos los demás pedidos a la herramienta de IA. Algunos equipos también pasan los pedidos EDI y XML por la misma cola de revisión de IA, para que el departamento de pedidos trabaje con una sola lista. Fluent lee EDI y XML además de PDF y correos, así que es opcional.
Para repartir sus clientes:
- Extraiga tres meses de pedidos recibidos y agrúpelos por cliente y canal.
- Mantenga EDI para los clientes que lo exigen o que ya lo envían.
- Ordene el resto por volumen de pedidos y por el tiempo que se tarda en teclear cada uno.
- Empiece la entrada de pedidos con IA por lo más alto de esa lista, incluidos los clientes con sus propios números de pieza y los que piden en otra unidad.
- Mida el tiempo de revisión por pedido y las líneas resueltas sin corrección, y pase al siguiente grupo de clientes cuando las cifras se mantengan.
Véalo con sus propios pedidos
Fluent redacta Order Entry a partir de órdenes de compra recibidas por correo, resueltas contra los datos vivos de Epicor y preparadas para revisión antes de escribir nada. Lea sobre la automatización de entrada de pedidos, el mejor software EDI para ERP de manufactura, o reserve una demostración con un lote de sus propios pedidos.
Preguntas Frecuentes
No. EDI sigue siendo el canal más fiable para los clientes grandes y minoristas que lo exigen. Lo que ha cambiado es la alternativa para todos los demás: la entrada de pedidos con IA ya puede leer PDF, hojas de cálculo y fotos recibidos por correo sin una plantilla por cliente.
EDI intercambia transacciones estructuradas que se mapean una vez por socio comercial. El procesamiento de pedidos con IA lee documentos no estructurados, como PDF y correos, y después resuelve lo que leyó contra su ERP para que una persona lo revise.
Para los clientes que exigen EDI, no: esperan acuses, avisos de envío y facturas por EDI a cambio. Para los clientes que envían pedidos por correo, la entrada de pedidos con IA suele encajar mejor que incorporarlos a EDI.
Sí. Fluent lee EDI y XML además de PDF, escaneos, fotos, hojas de cálculo y cuerpos de correo, así que todos los pedidos pueden pasar por una sola cola de revisión antes de llegar a Epicor Kinetic.
Use una herramienta de entrada de pedidos con IA que lea el documento y resuelva clientes, piezas, unidades y precios contra los datos vivos de Epicor. Con Fluent, los clientes o su equipo reenvían el pedido al agente, este redacta la orden de venta, y una persona la aprueba antes de que se cree en Order Entry.
Los clientes que exigen EDI, y los socios de alto volumen que ya están mapeados y funcionan sin problemas. Todos los que envían pedidos por correo son candidatos para la entrada de pedidos con IA.
