Entrada de órdenes de venta con IA en Epicor Kinetic: órdenes retenidas frente a revisión previa
Dos formas en que una herramienta de entrada de pedidos con IA mantiene a una persona al mando en Epicor Kinetic: crear la orden retenida, o mantener un borrador fuera de Epicor hasta que se aprueba. Cómo funciona cada una y cuándo encaja.
Gonzalo Nuñez
Chief Technology Officer
Una herramienta de entrada de pedidos con IA puede mantener a una persona al mando de las órdenes de venta de Epicor Kinetic de dos formas. Puede crear la orden en Kinetic retenida y dejar que una persona la libere, o puede mantener un borrador fuera de Epicor y crear la orden solo cuando una persona lo aprueba. Ambas mantienen a una persona al mando. Las órdenes retenidas llevan la revisión a Order Entry. La revisión previa mantiene Kinetic libre de todo lo que no se ha revisado y da a las discrepancias y a las aprobaciones un lugar propio.
Órdenes retenidas: revisión dentro de Kinetic
La herramienta lee la orden de compra, crea la orden de venta en Kinetic a través de la API REST y la deja retenida. Los campos de los que no está segura se marcan, normalmente en un comentario o en un campo de usuario, y una persona abre la orden en Order Entry, corrige lo que esté mal y la libera. Lexi, de Lowki, funciona así.
Lo que hace bien:
- Sin segunda pantalla. El departamento de pedidos revisa en Order Entry, donde ya trabaja.
- Visibilidad temprana. La orden existe en cuanto se lee el correo, así que atención al cliente puede encontrarla enseguida.
- Un traspaso sencillo. Liberar la retención es la aprobación, y es un paso que todo usuario de Epicor ya conoce.
A qué prestar atención:
- Las órdenes sin revisar son órdenes reales. Tienen número de orden y aparecen en Order Entry, en los trackers, en las BAQs y en los tableros que no filtran por la retención.
- Las correcciones son ediciones de una orden viva. Corregir una pieza o una unidad significa cambiar líneas de la orden en Kinetic, a posteriori.
- El trabajo rechazado hay que limpiarlo. Una orden de compra reenviada o una solicitud de cotización leída como pedido se convierte en una orden que eliminar o anular.
- Una sola puerta. Liberar es una única decisión de quien puede quitar la retención. Una firma de precios o de crédito sigue siendo manual.
- Encontrar lo que necesita atención. Los revisores necesitan una forma de listar las órdenes retenidas que vienen de la herramienta y ver qué se marcó en cada una, normalmente una BAQ.
Revisión previa: aprobar antes de Epicor
La herramienta lee la orden de compra, la resuelve contra los datos vivos de Epicor y guarda el resultado como borrador en su propia cola de revisión. Cada diferencia aparece como advertencia en la línea a la que pertenece: un número de pieza que no pudo encontrar, un precio distinto del de Epicor, una unidad que no es válida para la pieza, un número de orden de compra que ya existe en otra orden. Una persona aprueba, corrige o rechaza el borrador, y solo entonces se crea la orden en Kinetic, a través de la lógica de negocio de Epicor. Fluent funciona así.
Lo que hace bien:
- Kinetic solo contiene órdenes aprobadas. Planificadores, compradores e informes nunca ven una orden sin revisar.
- Las discrepancias se clasifican en un solo lugar. El revisor trabaja las advertencias línea por línea y deja el resto de la orden como está.
- La aprobación puede tener etapas. Un borrador puede ir al departamento de pedidos y luego a precios o a crédito, con reasignación y cobertura por ausencia, antes de que Epicor lo vea.
- Los borradores rechazados desaparecen. No queda nada que eliminar en Kinetic.
- Epicor sigue validando. La orden se crea a través de la lógica de negocio de Kinetic, así que cumple las mismas reglas que una introducida a mano.
A qué prestar atención:
- Una segunda pantalla. El departamento de pedidos revisa en la cola y después trabaja la orden en Kinetic como siempre.
- La cola tiene que avanzar. Una orden no está en Kinetic hasta que se aprueba, así que el tiempo de revisión importa. En Fluent, la mediana de revisión en 25.359 documentos durante los 90 días hasta el 1 de septiembre de 2026 fue de 55 segundos.
Comparación
| Órdenes retenidas en Kinetic | Revisión previa antes de Kinetic | |
|---|---|---|
| Dónde viven las órdenes sin revisar | En Kinetic, retenidas | En la cola de revisión de la herramienta |
| Cuándo se asigna el número de orden | Cuando se lee el correo | Cuando se aprueba el borrador |
| Cómo se muestran las discrepancias | Marcas en la orden, que el revisor tiene que encontrar | Advertencias en cada línea del borrador |
| Correcciones | Ediciones de la orden viva | Ediciones del borrador antes de escribirlo |
| Órdenes rechazadas o duplicadas | Se eliminan o anulan en Kinetic | Se rechazan en la cola; nada llega a Kinetic |
| Aprobación | Una liberación por una persona | Etapas, reasignación y cobertura por ausencia |
| Validación de Epicor | Al crear la orden | Al crear la orden aprobada |
| Ejemplo | Lowki (Lexi) | Fluent |
Preguntas para cualquier proveedor
- ¿Dónde espera una orden antes de que una persona la apruebe?
- ¿Cómo ve el revisor, línea por línea, de qué no estaba segura la herramienta?
- ¿Qué pasa con una orden de compra duplicada o con un documento que no era un pedido?
- ¿Puede firmar más de una persona, y se puede reasignar una orden cuando alguien está ausente?
- ¿La orden pasa por la lógica de negocio de Epicor al crearse?
- ¿Queda registrado cada campo que la herramienta leyó y cada decisión que tomó?
Cómo lo hace Fluent
Los agentes de Fluent preparan cada documento para revisión. En Order Entry, el borrador muestra el cliente, la dirección de envío, las piezas, los precios y las unidades resueltos contra los datos vivos de Epicor, con cada diferencia como advertencia en su línea y cualquier orden existente con el mismo número de orden de compra del cliente marcada. Los flujos de aprobación pasan los borradores por las etapas que usted defina. Cuando un borrador se aprueba, la orden se crea en Kinetic, y el registro de auditoría guarda lo que se leyó y se decidió.
El mismo modelo funciona en cada pantalla que cubre Fluent, así que las facturas de proveedor, las recepciones y los cobros se revisan en la misma cola antes de llegar a Epicor. Vea la automatización de entrada de pedidos, compare Fluent y Lowki o reserve una demostración para ver un borrador creado a partir de sus propias órdenes de compra.
Preguntas Frecuentes
Puede hacerlo, siempre que una persona apruebe cada orden. Crear la orden retenida mantiene la revisión dentro de Order Entry, pero las órdenes sin revisar existen en Kinetic y las rechazadas hay que limpiarlas. Preparar un borrador fuera de Epicor deja en Kinetic solo órdenes aprobadas y permite etapas de aprobación antes de crear la orden.
La retención marca una orden de venta para que no avance al cumplimiento hasta que alguien la libere. La orden sigue existiendo, con su número y sus líneas, y aparece en Order Entry y en los informes que no filtran por la retención.
La revisión previa mantiene cada pedido que lee la IA como borrador fuera del ERP, con cada diferencia como advertencia en su línea. Una persona aprueba, corrige o rechaza el borrador, y la orden se crea en Epicor solo después de la aprobación.
Sí, con una herramienta de revisión previa. Los flujos de aprobación de Fluent pasan el borrador por las etapas que usted defina, por ejemplo el departamento de pedidos y luego precios, con reasignación y cobertura por ausencia, antes de crear la orden en Kinetic.
Solo si nadie atiende la cola. Como cada diferencia ya aparece en su línea, la revisión es rápida: en Fluent, la mediana de revisión en 25.359 documentos durante los 90 días hasta el 1 de septiembre de 2026 fue de 55 segundos.
Sí, salvo que el informe o la BAQ filtre por la retención. Las órdenes retenidas son órdenes de venta como cualquier otra, así que los trackers, los tableros y las exportaciones las incluyen por defecto.
