Conciliación de tres vías en cuentas por pagar: cómo funciona y cómo automatizarla

La conciliación de tres vías (three-way matching) es el control de cuentas por pagar que compara la factura del proveedor con la orden de compra y con el registro de recepción antes de aprobar la factura para pago. Comprueba que la empresa pague solo por lo que pidió y recibió realmente, al precio que acordó. Si la cantidad y el precio coinciden en los tres documentos dentro de las tolerancias de la empresa, la factura se paga; si no coinciden, queda retenida como excepción hasta que alguien resuelva la diferencia.

Esta guía explica cómo funciona la conciliación de tres vías, en qué se diferencia de la conciliación de dos y de cuatro vías, qué son las tolerancias, dónde se complica la conciliación en manufactura, cómo la gestionan ERPs como Epicor Kinetic y qué medir una vez automatizada.

Cómo funciona la conciliación de tres vías

La conciliación de tres vías se hace línea por línea. Para cada línea de la factura, cuentas por pagar localiza la línea de la orden de compra que factura y las líneas de recepción registradas contra esa línea de la orden, y comprueba tres cosas:

• Artículo. La línea de la factura corresponde a la misma pieza o servicio para el que se emitió la línea de la orden de compra, sea cual sea el número de parte que imprima el proveedor.
• Cantidad. La cantidad facturada no supera la cantidad recibida y aún no facturada. Facturar contra la cantidad pedida en lugar de la recibida es la forma en que las empresas acaban pagando mercancía que nunca llegó.
• Precio. El precio unitario facturado coincide con el de la orden de compra, en la misma unidad de medida.

Junto a las comprobaciones de línea están las de cabecera: el proveedor correcto, la moneda correcta, un número de factura del proveedor que no se haya registrado antes y un total que cuadre con las líneas más impuestos, flete y otros cargos. Cuando todas las líneas coinciden, la factura está lista para contabilizarse y entrar en la corrida de pagos. Cuando una línea no coincide, la factura espera.

Conciliación de dos vías, tres vías y cuatro vías

El número de "vías" es el número de documentos que se comparan. Más documentos dan más control y también más excepciones, por lo que la mayoría de las empresas usan niveles distintos según el tipo de gasto.

La conciliación de dos vías protege el precio y la cantidad frente a la orden, pero no puede saber si llegó algo. La de tres vías cierra ese hueco, y por eso es el control estándar para bienes físicos. La de cuatro vías añade el resultado de la inspección, de modo que no se paga lo que se recibió pero fue rechazado o sigue en inspección. En un ERP que registra la inspección como parte de la recepción, la conciliación de cuatro vías suele ser una conciliación de tres vías contra la cantidad que pasó la inspección.

Un ejemplo práctico

Una línea de orden de compra pide 100 soportes a $10.00 cada uno. El muelle recibe 80; el resto queda pendiente. Después el proveedor factura los 100 completos a $10.50.

Una conciliación de dos vías detectaría el precio pero dejaría pasar la cantidad, porque se pidieron 100. Una de tres vías detecta ambas cosas. Lo que debería ocurrir después:

• Cantidad. Se facturan las 80 recibidas. Las 20 restantes se concilian más adelante, cuando lleguen y se reciban, ya sea en esta factura (retenida hasta entonces) o en una factura corregida. La mayoría de las empresas piden al proveedor que facture solo lo enviado.
• Precio. Se comprueba si el cambio de precio se acordó. Si compras aceptó $10.50, se actualiza la orden de compra y la línea coincide; si no, cuentas por pagar paga $10.00 y pide al proveedor una nota de crédito o una factura corregida.
• Registro. Sea cual sea la decisión, se anota en la factura, para que la siguiente persona, y el auditor, vean por qué se pagó así.

Tolerancias

Una tolerancia es la diferencia que una empresa está dispuesta a aceptar sin detener la factura. Sin ella, una diferencia de redondeo de un centavo en un precio unitario retiene la factura igual que un sobrecargo real.

• Tolerancia de precio. Normalmente un porcentaje del precio unitario, un importe por línea, o ambos (por ejemplo, el menor entre el 2% y $50 por línea).
• Tolerancia de cantidad. Un porcentaje o un número de unidades, sobre todo para mercancía que se vende por peso o longitud, o cuando los proveedores suelen enviar ligeramente de más.
• Tolerancia del total. Un límite a la diferencia en toda la factura, para que muchas diferencias pequeñas aceptadas no sumen una grande.

Las tolerancias son una decisión de política del contralor, y el valor predeterminado del software rara vez es la respuesta correcta. Si son demasiado estrictas, cuentas por pagar pasa el día liquidando centavos; si son demasiado amplias, la sobrefacturación se paga automáticamente. Muchas empresas fijan tolerancias distintas por proveedor, categoría de compra o importe de la factura, y las revisan cuando pueden ver cuántas excepciones produce cada rango. Una tolerancia también debería ser unilateral cuando tiene sentido: una factura por debajo del precio de la orden rara vez necesita detenerse.

Dónde se complica la conciliación en manufactura

La conciliación de tres vías de manual supone una línea de orden, una recepción y una factura. En manufactura casi nunca es así.

Envíos parciales y varias recepciones por línea de orden

Una línea de orden de 1,000 piezas llega en cuatro entregas a lo largo de seis semanas, cada una con su lista de empaque y su recepción. La factura puede cubrir una entrega, varias o todas. La conciliación tiene que encontrar las líneas de recepción correctas, lo que implica leer los números de lista de empaque que el proveedor cita en la factura y comprobar la cantidad contra lo recibido y aún no facturado.

Una recepción facturada en varias facturas

También ocurre lo contrario: una recepción de 500 se factura en dos facturas de 300 y 200, o un proveedor factura cada semana contra una orden abierta. Cada factura debe descontar de la cantidad recibida para que la misma recepción nunca se pague dos veces. La comprobación se hace contra lo que queda por facturar en cada línea de recepción.

Unidades de compra y unidades de inventario

Se compra acero por libra y se almacena por barra, se compran tornillos en cajas de 100 y se almacenan por unidad, o el proveedor cotiza por millar. La orden, la recepción y la factura pueden expresar la cantidad cada una en una unidad distinta. Una conciliación que compara 10 cajas con 1,000 unidades informa de un faltante del 99%. Las cantidades y los precios deben compararse en la unidad que indica cada documento, con la conversión del ERP para esa pieza, y nunca suponiendo una unidad predeterminada.

Números de parte del proveedor

Los proveedores facturan con sus propios números de parte y descripciones. La conciliación depende de la referencia cruzada de partes del proveedor que se mantiene en el ERP, o de la referencia a la línea de la orden que imprime el proveedor, para vincular la línea de la factura con su pieza.

Flete y cargos varios

Flete, recargos por combustible, herramental, preparación, urgencia y certificados aparecen en la factura y a menudo en ninguna línea de la orden. Algunos se acordaron en la orden de compra como cargos y otros no. Cada uno necesita una regla: conciliarlo con el cargo de la orden cuando exista, aceptarlo hasta un límite o enviarlo a compras para su aprobación.

Cambios de precio después de la orden de compra

Los recargos por metales, los aumentos anuales y los precios por volumen hacen que el precio de la factura pueda ser legítimo y aun así distinto al de la orden. La solución está antes: actualizar la orden de compra cuando se acuerda el precio, para que la conciliación compare contra el precio que la empresa realmente aceptó.

Servicios y líneas no inventariables sin recepción

Calibración, mantenimiento, procesos externos y suscripciones a menudo no tienen recepción en el muelle. Estas líneas se concilian a dos vías contra la orden, o las confirma el solicitante, para que no esperen indefinidamente una recepción que nunca se registrará. Los procesos externos suelen generar una recepción cuando vuelven las piezas, y deben conciliarse a tres vías como el material.

Qué hacer con las excepciones

Una excepción es una línea de factura que no pasó la conciliación. Las más habituales, y quién suele resolverlas:

• Se recibió menos de lo facturado. Esperar la recepción, pedir a recepción que compruebe si se omitió una entrega, o pedir al proveedor una factura corregida.
• Precio por encima de la orden. Compras confirma si el precio se acordó y actualiza la orden, o cuentas por pagar paga de menos y pide una nota de crédito.
• Sin orden de compra u orden equivocada. Cuentas por pagar pide el número de orden correcto al solicitante o al proveedor.
• Diferencia de unidad de medida. Revisar la conversión de la pieza y la unidad de precio del proveedor antes de tratarla como diferencia de cantidad o de precio.
• Factura duplicada. Mismo proveedor, mismo número de factura o mismo importe y fecha: rechazarla antes de pagarla dos veces.

Cada excepción debería tener un responsable, un código de motivo y una nota en la factura. Los códigos de motivo convierten la cola de excepciones en un informe: si la mayoría de las excepciones son diferencias de precio de tres proveedores, la solución corresponde a compras.

Cómo hacen los ERPs la conciliación de tres vías

La mayoría de los ERPs que usan los fabricantes admiten la conciliación de dos y tres vías y guardan las cantidades recibidas y facturadas en cada línea de la orden; muchos permiten además fijar tolerancias y retener las facturas que quedan fuera de ellas. La conciliación en sí es fiable una vez que la factura está en el sistema; el trabajo está en registrar la factura, línea por línea, contra las líneas de orden y las recepciones correctas.

En Epicor Kinetic, las facturas de proveedor por mercancía recibida se registran en AP Invoice Entry contra las líneas recibidas del proveedor: cuentas por pagar selecciona las recepciones o listas de empaque que factura la factura, y las líneas de la factura se toman de esas líneas recibidas, de modo que la cantidad facturada queda vinculada a lo recibido y aún no facturado. Un precio distinto al de la orden de compra aparece como una variación frente al precio de la orden. Las líneas no inventariables y los servicios pueden facturarse contra la orden de compra o como líneas varias. Nuestra guía para automatizar AP Invoice Entry de Epicor trata la pantalla en detalle.

Cómo ayuda la automatización

La conciliación de tres vías es sobre todo un problema de lectura y búsqueda: leer la factura, encontrar al proveedor, encontrar las líneas de la orden y las recepciones que factura, comparar cantidad y precio y anotar las diferencias. La automatización ayuda en cada parte.

• Captura. Leer las facturas en el formato en que lleguen, incluidos escaneos, correos y hojas de cálculo, sin plantillas por proveedor.
• Búsqueda. Encontrar en el ERP al proveedor, las líneas de la orden de compra, las recepciones y los números de parte del proveedor, y elegir las líneas de recepción que aún tienen cantidad por facturar.
• Comparación. Comparar cada línea en cantidad y precio en las unidades que indican los documentos, y mostrar cada diferencia en la línea donde ocurre.
• Enrutamiento. Enviar las facturas limpias a contabilizar según las reglas de aprobación de la empresa y las excepciones a la persona responsable.

Las recepciones importan tanto como las facturas. Una conciliación de tres vías es tan buena como el registro de recepción, y las facturas que llegan antes de que se registre la recepción se convierten en excepciones sin motivo. Automatizar el registro de recepciones a partir de listas de empaque acorta ese intervalo. Consulte la automatización de listas de empaque.

Qué medir

• Tasa de conciliación a la primera. Proporción de facturas, o de líneas, que concilian al primer intento sin que nadie las toque. Es la medida principal de cómo funciona el proceso.
• Tasa de excepciones. Proporción de facturas retenidas por una excepción, desglosada por código de motivo y por proveedor. Indica dónde están las soluciones.
• Tiempo de resolución de excepciones. Tiempo desde que se genera una excepción hasta que se libera la factura, por motivo. Los tiempos largos suelen apuntar a un responsable fuera de cuentas por pagar, como compras o recepción.
• Facturas recibidas antes que la recepción. A menudo la mayor causa individual de excepciones, y un problema de tiempos que recepción puede corregir.
• Duplicados y sobrepagos detectados. El valor del control, en facturas e importes detenidos.

Cómo encaja Fluent

Fluent son agentes de IA que leen documentos de negocio y generan un borrador de la transacción en el ERP para que una persona lo revise. Su agente de AP Invoice Entry lee facturas de proveedor en cualquier formato y prepara la factura en AP Invoice Entry de Epicor Kinetic, conciliada así:

• Proveedor. Se identifica por nombre e identificación fiscal. Si ningún proveedor coincide, la factura se prepara con una nota de lo que se buscó y espera a una persona.
• Líneas. Se concilian con la orden de compra y las recepciones, a dos vías para las líneas que facturan la orden y a tres vías para las líneas que facturan mercancía recibida. Las piezas se identifican por los números de parte del propio proveedor.
• Cantidad. Se comprueba contra lo que queda por facturar en la recepción, para que una recepción ya facturada no vuelva a facturarse.
• Precio. Se comprueba contra la orden de compra.
• Unidades. Se leen tal como las indica el documento, nunca se suponen.
• Diferencias. Cada diferencia se muestra en la línea donde ocurre, para que quien revisa vea la excepción y su motivo juntos.

Nada se contabiliza hasta que una persona procesa el borrador. Un flujo de aprobación envía cada documento a las personas que deben aprobarlo, y umbrales como un importe o una variación de precio deciden quién revisa qué. Cada campo leído y cada decisión quedan registrados en el documento. Las recepciones llegan desde el agente de Receipt Entry, que prepara recepciones a partir de listas de empaque, para que el registro de recepción del que depende la conciliación esté antes en Epicor.

Fluent se conecta a la API REST de Epicor Kinetic desde fuera, sin instalar nada dentro de Epicor, y también se ofrece para otros ERPs. No paga a proveedores: el pago sigue en su ERP y en su proceso bancario. Para una comparación con otras herramientas, consulte el mejor software de automatización de cuentas por pagar para fabricantes.

Pruébelo con sus propias facturas

Envíe algunas facturas reales de proveedores, incluida una con envío parcial y otra con diferencia de precio, y revise el borrador que Fluent prepara en AP Invoice Entry. Empiece por la automatización de cuentas por pagar, consulte los precios o agende una demo.