Cómo automatizar la entrada de facturas AP de Epicor: todas las opciones comparadas

Puede automatizar la entrada de facturas AP de Epicor en siete niveles: importaciones DMT desde una hoja de cálculo, una integración personalizada en la API REST de Kinetic o Epicor Functions, flujos de Service Connect o Automation Studio, RPA en la pantalla, el propio Epicor ECM AP Automation, la automatización de AP de terceros como Stampli o DynamicPoint EasyAP365 y agentes de IA como Fluent. Los cuatro primeros trasladan a Epicor los datos que ya tiene; los tres últimos también leen la factura en sí. La elección correcta depende de dónde proceden sus facturas, cuántas están emparejadas con órdenes de compra y cuánto trabajo de desarrollo puede asumir su equipo.

Por qué la entrada de facturas AP es difícil de automatizar

Teclear una factura es la parte fácil. El trabajo en la entrada de facturas AP es decidir qué significa la factura dentro de Epicor:

• Qué proveedor lo envió, cuando el nombre en el PDF no coincide exactamente con el registro del proveedor.
• Qué orden de compra y recibos factura, y cuánto de cada recibo aún queda por facturar.
• Qué piezas contiene, a menudo escritos como los propios números de pieza del proveedor.
• Qué unidad de medida y moneda utiliza cada cantidad y precio.
• Si el flete, los impuestos y cargos misceláneos ya han sido facturados en una factura anterior.

Cualquier automatización que solo copie campos deja esas decisiones a una persona. Las opciones a continuación van de menor a mayor grado de automatización del trabajo.

1. Importaciones DMT (Data Management Tool)

Configuración. Construya una hoja de cálculo en el diseño de plantillas DMT para encabezados y líneas de facturas de AP, luego ejecute la importación. La mayoría de los administradores de Epicor ya conocen DMT por la migración de datos.

Qué automatiza. Creación masiva de registros de facturas a partir de datos estructurados. Es útil cuando las facturas ya existen como filas en algún lugar, como una exportación del portal del proveedor o un archivo de factura de servicios públicos mensual.

Qué recae en una persona. Todo lo anterior a la hoja de cálculo. Alguien aún lee cada PDF, escribe los valores, busca la PO y las líneas de recibo y corrige las filas que la importación rechaza. DMT mueve datos; no lee ni realiza coincidencias.

2. Integración personalizada de API REST o Epicor Functions

Configuración. Un desarrollador escribe código contra la API REST de Kinetic, o crea Epicor Functions que llama un sistema externo. Necesita saber cómo maneja la Entrada de facturas AP los grupos, las líneas de recibos y la validación.

Qué automatiza. Lo que usted construya. Por lo general, las facturas de un sistema que ya contiene datos estructurados (un feed EDI, un portal de proveedores, otro ERP) se crean en Epicor sin que nadie toque la pantalla.

Qué recae en una persona. Leer facturas no estructuradas y mantener el código. Cuando un proveedor cambia su formato o Epicor añade un campo obligatorio en una actualización, la integración es su responsabilidad arreglarla.

3. Service Connect o flujos de Automation Studio

Configuración. Diseñe un flujo de trabajo en Service Connect (la herramienta de integración más antigua de Epicor) o en Epicor Automation Studio (la opción de bajo código más reciente) que tome un archivo o mensaje y llame a Epicor.

Qué automatiza. Flujos estructurados y recurrentes, como un CSV que se deposita en una carpeta y se convierte en facturas.

Qué recae en una persona. Lo mismo que con una integración personalizada: la factura ya debe estar en formato de datos. Estas herramientas orquestan; no extraen valores de un PDF ni deciden a qué línea de recibo pertenece una línea de factura.

4. RPA en la pantalla

Configuración. Una herramienta de RPA (UiPath, Power Automate Desktop y similares) registra clics y pulsaciones en la Entrada de facturas AP y las reproduce con valores de una hoja de cálculo o un paso de OCR.

Qué automatiza. Escribir. Se puede implementar sin trabajo de API, por lo que aparece en hilos de foros como una solución rápida.

Qué recae en una persona. Excepciones y el mantenimiento. La automatización de pantallas es frágil: una actualización de Kinetic que mueve un campo, un nuevo diseño, una personalización o un cuadro de diálogo inesperado detienen el bot o, peor aún, colocan un valor en el campo incorrecto. La RPA suele ser un recurso de último recurso para sistemas sin API, y Kinetic sí tiene una API.

5. Epicor ECM AP Automation

Configuración. Licencie y configure Epicor ECM, el producto de gestión de contenidos de Epicor, con su módulo de Automatización de AP. Configure la captura, el enrutamiento de aprobaciones y la conexión a Epicor. Epicor o un socio normalmente ejecutan el proyecto.

Qué automatiza. Almacenamiento de documentos, flujos de aprobación y contabilización en Epicor, con la captura de datos de factura mediante la capa Epicor Intelligent Data Capture (IDC). Es el propio producto de Epicor, vendido y soportado por Epicor.

Qué recae en una persona. Revisar los campos capturados y manejar facturas que no coinciden limpiamente. Cuánta lógica de coincidencia ofrece de serie y cuánta se configura por proveedor, es un tema que vale preguntar durante una demostración.

Combinándolo con un agente. ECM y un agente de IA trabajan juntos. Puede mantener ECM como archivo y flujo de aprobación y usar Fluent en lugar del paso de captura: Fluent lee y resuelve la factura, y el resultado se dirige al flujo de ECM que ya ejecuta. Véase Fluent con Epicor ECM.

6. Automatización de AP de terceros (Stampli, DynamicPoint EasyAP365 y similares)

Configuración. Suscríbase, conecte el producto a Epicor y configure el enrutamiento de aprobaciones. El esfuerzo de implementación varía según el producto y cuántas compañías de Epicor administra.

Qué automatiza. Estos productos se enfocan en el proceso de AP alrededor del ERP: capturar facturas, encaminarlas a los aprobadores, recoger comentarios y sincronizar facturas aprobadas con Epicor. Stampli es conocido por la colaboración en cada factura; DynamicPoint posiciona EasyAP365 para clientes de Epicor.

Qué recae en una persona. Depende de cuán profundamente el producto coincida con las órdenes de compra y recibos reales de Epicor. La gestión de aprobaciones entre departamentos es para lo que están diseñadas estas herramientas.

7. Agentes de IA como Fluent

Configuración. Fluent se conecta a la API REST v2 de Epicor Kinetic desde fuera. No se instala nada dentro de Epicor: sin personalización, sin BPM, sin tablas de staging, sin archivos de importación. Funciona en local o en Epicor-hosted, y las redes restringidas permiten incluir en la lista blanca las IP de egreso fijas de Fluent. Cada agente genera un alcance de acceso de Epicor que enumera exactamente los servicios a los que llama, que usted importa y Epicor aplica. La configuración toma unos treinta minutos de cuentas y incorporación, y la mayoría de los equipos revisan los documentos el mismo día.

Qué automatiza. Leer la factura (PDF, escaneo, foto, hoja de cálculo, cuerpo del correo, XML o EDI) y redactarla en la Entrada de facturas AP con datos en vivo de Epicor. El agente empareja al proveedor por nombre y por ID fiscal, empareja piezas incluyendo los propios números de pieza del proveedor, y realiza el emparejamiento bidireccional o de tres vías con respecto a la orden de compra y los recibos que la respaldan. La cantidad se verifica con lo que queda por facturar, el precio unitario con el pedido, y el flete nunca se factura dos veces. En un envío parcial solo ofrece la cantidad aún por facturar. Sin plantillas por proveedor, sin entrenamiento de modelos: el comportamiento se fija mediante instrucciones escritas y las correcciones se convierten en instrucciones. También puede validar facturas ante autoridades fiscales como SAT en México, DIAN en Colombia y SEFAZ en Brasil.

Qué recae en una persona. Aprobación del borrador. Cada diferencia se muestra en la línea, y si ningún proveedor coincide, la factura se redacta con una nota de lo que se buscó y espera a una persona. Nada se publica hasta que alguien lo procesa, a menos que usted establezca umbrales de aprobación para documentos de bajo riesgo. Entre 25,359 documentos revisados en los 90 días hasta el 1 de septiembre de 2026, la revisión mediana fue de 55 segundos (la media es de 115 segundos, impulsada por una cola de revisiones largas).

Metalworks, una compañía de Epicor Kinetic en Ludington, Michigan, entregó sus facturas de AP a los agentes de Fluent. Lea la historia de Metalworks.

Tabla de comparación

Cómo se ve una buena automatización de AP en Kinetic

Sea cual sea la opción que elija, sométala a estas comprobaciones.

Coincidencia en tres vías con la orden de compra y el recibo

Haga coincidir la factura con la orden de compra y los recibos que la respaldan, para que no se pague nada que no se haya recibido o que ya esté facturado. Compare la cantidad con lo que aún queda por facturar y el precio unitario con el pedido, y muestre cada diferencia en la línea.

Resolución de proveedor que se puede auditar

Coincida por ID fiscal así como por nombre, para que una factura nunca termine en el proveedor incorrecto o en un registro duplicado. Cuando no haya coincidencias, la herramienta debe indicar qué buscó y detenerse.

Unidades de medida y moneda tal como figuran en el documento

Un proveedor puede facturar en cajas mientras usted almacena en unidades, y en su propia moneda. Cargue cada valor en la unidad y la moneda que utiliza el documento y permita que Epicor las convierta. Una herramienta que asume una unidad por defecto o que convierte precios por sí misma genera errores que se manifiestan al cierre de mes.

Revisión humana antes de la contabilización

La automatización debería producir un borrador que una persona aprueba, con un registro de auditoría de cada campo leído y decisión tomada, y la lógica de negocio propia de Epicor debería validarlo bajo las mismas reglas que rigen a su personal.

Qué opción encaja

• Elija DMT si tiene un pequeño número de facturas que ya llegan como filas estructuradas y no tiene interés en nuevo software.
• Elija una integración REST API o Epicor Functions si un socio comercial o un sistema aguas arriba ya envía datos limpios y usted cuenta con un desarrollador que se hará cargo del código.
• Elija Service Connect o Automation Studio si ya ejecuta integraciones de Epicor allí y los datos de la factura están estructurados.
• Elija RPA solo como una solución temporal cuando no exista una ruta API, y reserve presupuesto para reparaciones tras cada actualización.
• Elija Epicor ECM AP Automation si desea gestión de documentos y flujos de aprobación de Epicor mismo y puede ejecutar un proyecto de implementación. Si ya tiene ECM, añada un agente para lectura y emparejamiento y mantenga ECM para el archivo y el flujo de trabajo.
• Elija Stampli, DynamicPoint o similares si el cuello de botella es el enrutamiento de aprobaciones y la colaboración entre departamentos.
• Elija un agente de IA como Fluent si el cuello de botella es leer facturas de distintos proveedores y emparejarlas con las PO y los recibos en Epicor, y desea empezar sin un proyecto de implementación. Funciona por sí solo o junto con ECM.

Paso siguiente

Para ver la entrada de facturas AP redactada a partir de las facturas de sus proveedores, lea sobre Fluent AP automation, cómo Fluent se conecta a Epicor y trabajar junto a Epicor ECM, consulte precios o la calculadora de ROI, y solicite una demostración. Fluent es desarrollado por Technology Coast Partners, un Socio Platinum de Epicor con más de 600 implementaciones de Epicor.