Cómo calcular el retorno de automatizar la captura de facturas en Epicor Kinetic

Para un fabricante en Epicor Kinetic, calcule el retorno con Fluent: el tiempo que su equipo dedica hoy a capturar cada factura de proveedor, menos los 55 segundos que una persona dedica a revisar un borrador de Fluent, multiplicado por su volumen y su costo por hora totalmente cargado, frente al precio publicado de Fluent. Si el costo que necesita reducir es el pago a proveedores, una plataforma de pagos como AvidXchange, Tipalti o BILL encaja mejor, y su retorno viene de las comisiones de pago y los ingresos por tarjeta, que esta fórmula no mide.

Esta guía recorre la fórmula, un ejemplo resuelto para un fabricante hipotético que captura 800 facturas de proveedor al mes, el supuesto que más mueve el resultado y lo que conviene dejar fuera. La calculadora de ROI hace la misma aritmética. Cada cifra de esta guía está marcada como medida por Fluent, con su fuente y su periodo, o como un supuesto que usted sustituye por el suyo.

La fórmula

Ahorro anual en mano de obra = facturas al mes × (minutos para capturar una a mano menos minutos de revisión con Fluent) ÷ 60 × costo por hora totalmente cargado × 12

Retorno neto anual = ahorro anual en mano de obra + las líneas opcionales que pueda demostrar, menos el costo anual de Fluent

Nada se pondera, se descuenta ni se suaviza en el camino. Los datos de entrada:

• Facturas al mes. Facturas de proveedor y notas de crédito que su equipo captura en AP Invoice Entry. Deje fuera las que ya llegan a Epicor por EDI sin que nadie las capture.
• Minutos para capturar una a mano. Desde abrir el correo hasta guardar la factura en Epicor: buscar el proveedor y la orden de compra, capturar el encabezado y las líneas, conciliar las recepciones y revisar los precios. Mida veinte facturas reales, incluidas las difíciles. La calculadora parte de siete minutos como marcador para su propia cifra.
• Minutos de revisión con Fluent. Lo que una persona aún dedica a una factura que Fluent ya leyó, concilió contra la orden de compra y las recepciones, y preparó como borrador. La mediana de producción de Fluent es de 55 segundos (0,92 minutos) por documento, en 25.359 documentos revisados en los 90 días hasta el 1 de septiembre de 2026. La mitad central de esas revisiones tomó entre 32 y 104 segundos. El promedio de esas mismas revisiones es de 115 segundos, elevado por una cola de revisiones largas, así que describe mejor un documento poco común que uno típico.
• Costo por hora totalmente cargado. Sueldo, impuestos sobre la nómina y prestaciones, por hora, de la persona que captura las facturas. La calculadora parte de 35 USD.

Ejemplo resuelto: 800 facturas de proveedor al mes

El fabricante de este ejemplo es hipotético. Su volumen, su tiempo de captura y su costo por hora son supuestos elegidos para mostrar la aritmética; sustitúyalos por los suyos.

Con un plan Starter anual, el mismo volumen cuesta 10.500 USD al año: 6.000 USD por 150.000 créditos disponibles durante todo el año, más 90.000 créditos a 0,05 USD. Eso eleva el retorno neto a 23.567 USD. En ambos casos, el ahorro mensual en mano de obra es unas 2,9 veces la factura mensual.

La cifra de créditos es una estimación. Fluent mide cada documento según el trabajo que realmente requiere, así que una factura larga consume más que una corta; la prueba muestra lo que consumen sus propias facturas.

El supuesto que mueve el resultado

Los minutos para capturar una factura a mano deciden el resultado mucho más que cualquier otra cifra. Este es el mismo fabricante hipotético, con 800 facturas al mes a 35 USD por hora, cambiando el tiempo de captura y el tiempo de revisión:

Con este volumen y este costo por hora, el costo de Fluent con facturación mensual queda cubierto en cuanto una factura tarda unos tres minutos en capturarse a mano. Si su propia medición queda cerca de esa línea, trate el caso de negocio como ajustado y deje que la prueba decida.

Líneas opcionales

Añádalas solo cuando sus propios registros den la cifra. Sin registros, déjelas fuera del titular: la línea de mano de obra suele decidir el caso por sí sola.

• Pagos duplicados evitados. Antes de la revisión, Fluent marca un número de factura que Epicor ya tiene para ese proveedor. Use lo que le costaron los pagos duplicados el año pasado: los importes dados de baja más el tiempo dedicado a recuperarlos.
• Sobrefacturación detectada. Fluent concilia cada factura a dos o tres vías contra la orden de compra y las recepciones que la respaldan, compara la cantidad con lo que aún queda por facturar y coloca cualquier diferencia de precio en la línea. Cuente solo la sobrefacturación que pueda demostrar que se pagó en el último año.
• Descuentos por pronto pago. Si sus proveedores ofrecen condiciones de descuento que usted pierde porque las facturas esperan a ser capturadas, la línea es el valor de esas facturas en un año × la tasa de descuento. Cuente solo los descuentos perdidos por el retraso en la captura, y solo si cuentas por pagar realmente va a pagar antes.

Qué no contar

• Plantilla que no va a cambiar. La calculadora valora cada hora recuperada al costo totalmente cargado. Eso se sostiene cuando las horas sustituyen horas extra, personal temporal o una contratación prevista. Si las mismas personas se quedan y asumen otro trabajo, presente las horas como capacidad y deje que quien apruebe el caso de negocio les ponga valor.
• El tiempo de revisión. Ya está restado. Contar todo el tiempo manual como ahorro infla el resultado.
• Facturas que nunca necesitaron captura, como las que ya llegan por EDI.
• Aprobaciones más rápidas, antes de medirlas. Los aprobadores siguen aprobando. El agente de aprobación de Fluent informa a cada aprobador antes de que abra la factura, pero cuente ese ahorro solo cuando lo haya visto con sus propias facturas.
• Pagos a proveedores. Fluent no paga a proveedores, así que las comisiones de pago, los reembolsos de tarjeta y el costo de los cheques pertenecen al caso de negocio de una plataforma de pagos.

Qué entra en el costo de Fluent

• El plan. Starter a 600 USD al mes con 12.500 créditos, Growth a 1.200 USD con 27.000 y Scale a 2.400 USD con 57.000. Los créditos por encima del plan cuestan 0,05 USD cada uno. Los planes anuales reúnen doce meses de créditos a una tarifa más baja.
• Usuarios y aprobadores. Todos los planes incluyen usuarios y agentes ilimitados, así que añadir aprobadores no cuesta nada.
• Incorporación. No hay proyecto de implementación ni acuerdo de servicios aparte. La configuración técnica es una llamada de 30 minutos; una segunda sesión capacita a las personas que revisarán las facturas. Reserve tiempo de su administrador de Epicor para crear la cuenta de integración y la clave de API, e importar el alcance de acceso.
• Complementos, solo si los quiere. El Portal de Proveedores, donde los proveedores envían sus facturas directamente a Fluent y consultan sus propias órdenes de compra y recepciones, cuesta 500 USD al mes.
• La prueba. Los equipos invitados comienzan con una prueba de 30 días en un agente con un saldo de créditos incluido, y solo pagan cuando la prueba se convierte.

La guía sobre cuánto cuesta la automatización de facturas con IA para un fabricante pequeño calcula otros volúmenes y enumera los costos ocultos que conviene preguntar a cualquier proveedor.

Cómo calcularlo con sus propias cifras

1. Mida veinte de sus propias facturas desde el correo hasta guardarlas en AP Invoice Entry, incluidos envíos parciales, líneas de flete y proveedores que imprimen sus propios números de parte.
2. Introduzca su volumen mensual, sus minutos y su costo por hora totalmente cargado en la calculadora de ROI.
3. Introduzca el mismo volumen en el estimador de la página de precios para obtener el plan y su costo mensual.
4. Reste lo segundo de lo primero, y añada líneas opcionales solo donde sus registros las respalden.
5. Durante la prueba, compare el tiempo de revisión de sus propias facturas con los 55 segundos usados aquí. El panel de analítica de Fluent lo muestra para su propio volumen.

Véalo con sus propias facturas

La página de automatización de cuentas por pagar explica cómo Fluent prepara las facturas de proveedor para AP Invoice Entry, y la guía para automatizar AP Invoice Entry en Epicor compara todas las opciones. Revise los precios, use la calculadora de ROI con sus propias cifras y, para ver sus propias facturas preparadas, reserve una demostración.