Cómo automatizar Order Entry en Epicor Prophet 21
Cómo los distribuidores convierten en pedidos de Prophet 21 las órdenes de compra que los clientes envían por correo: el destino de envío, los números de pieza del cliente, las cotizaciones y los precios de contrato, comprobados antes de que exista el pedido.
Gonzalo Nuñez
Chief Technology Officer
Para automatizar Order Entry en Epicor Prophet 21, haga que un software lea cada orden de compra del cliente, resuelva el destino de envío, el cliente y cada artículo contra sus datos de P21 en vivo, y prepare el pedido que capturaría su equipo de ventas internas, con lo que no pudo resolver señalado para que una persona lo revise. Fluent lo hace a través de las APIs propias de P21, sin instalar nada dentro de Prophet 21. Convierte la cotización abierta del cliente cuando el pedido responde a una, aplica el contrato del cliente, señala un pedido existente con la misma orden de compra del cliente y no guarda nada hasta que una persona aprueba el borrador.
Qué hace lenta la entrada de pedidos en P21
El equipo de ventas internas de un distribuidor dedica poco de su día a teclear. Lo dedica a averiguar para quién es el pedido y qué quiere decir el cliente. La orden de compra indica una dirección de entrega, y hay que encontrar el destino de envío y el cliente al que pertenece. Las líneas traen los números de pieza del propio cliente, y alguien tiene que encontrar los artículos correspondientes. Las unidades de la orden de compra pueden no coincidir con cómo se vende el artículo. Los precios hay que comprobarlos contra la cotización o el contrato que se dio al cliente. Y cuando la misma orden de compra llega dos veces, alguien tiene que darse cuenta.
Formas de automatizarlo
EDI hacia P21
El módulo EDI de Prophet 21 convierte el EDI 850 de un cliente en un pedido de venta, y los pedidos que fallan al importarse quedan retenidos para que alguien los corrija. Para los clientes que ya intercambian EDI es el camino más directo. La mayoría de los distribuidores sigue recibiendo una gran parte de sus pedidos como PDF, hojas de cálculo y correos de clientes que nunca configurarán EDI. La guía de EDI y entrada de pedidos con IA para Prophet 21 compara ambos.
Plataformas de captura de pedidos
Conexiom, con una alianza ampliada con Epicor anunciada en julio de 2026, convierte pedidos recibidos por correo para Prophet 21, con comprobaciones de destino de envío, precio de contrato y referencias cruzadas, y la revisión en su propia plataforma. Esker llega a P21 mediante un conector creado por un socio de Epicor. Confirme con cada proveedor qué versión de P21 y qué campos del pedido cubren.
Un desarrollo a medida
Algunos distribuidores encargan a un desarrollador, o a una firma como Airdev, un lector de pedidos sobre la Transaction API de P21. Eso da control total, y también deja a su equipo a cargo del código, los prompts y el mantenimiento a medida que cambian las versiones de P21.
Un agente que prepara el pedido en P21
Fluent lee cada pedido (PDF, hoja de cálculo o cuerpo del correo) y lo resuelve contra sus datos de P21 en vivo:
- Primero el destino de envío, que determina el cliente tal como trabajan sus capturistas.
- Artículos, incluidos los números de pieza del propio cliente.
- Unidades que el artículo realmente maneja.
- Cotizaciones: la cotización abierta del cliente se convierte en el pedido, así que el pedido sigue ligado a ella. Nunca se convierte una cotización cancelada, completada o de otro cliente.
- Contratos: se aplica el contrato del cliente para el destino de envío, de modo que P21 pone los precios de las líneas a partir de él.
- Duplicados: se señala un pedido existente con la misma orden de compra del cliente.
El resultado es un borrador en la cola de revisión de Fluent con cada artículo sin resolver señalado en su línea. Cuando se aprueba, Fluent guarda el pedido a través de las interfaces propias de P21 y vuelve a leer lo que P21 registró: un pedido que vuelve sin una línea se cancela y se informa, nunca queda a medias. Los campos definidos por el usuario de la cabecera y las líneas pueden llenarse desde el documento y, si lo activa, Fluent genera las órdenes de compra de las líneas de pedido especial y de envío directo después de guardar el pedido.
Comparación
| EDI de P21 | Plataforma de captura | Desarrollo a medida | Fluent | |
|---|---|---|---|---|
| Formatos | EDI 850 | Adjuntos de correo; confirme con el proveedor | Lo que usted construya | PDF, hojas de cálculo, cuerpos de correo |
| Configuración por cliente | Un socio comercial por cliente | Confirme con el proveedor | Lo que usted construya | Ninguna; instrucciones escritas |
| Dónde se revisa | Importaciones fallidas, en P21 | En la plataforma del proveedor | Lo que usted construya | Un borrador en la cola de revisión de Fluent |
| Cotizaciones y contratos | Confirme con Epicor | Confirme con el proveedor | Lo que usted construya | Cotización convertida, contrato aplicado |
| Mantenimiento | Mapeos por socio comercial | El proveedor | Su equipo | Fluent |
Cómo decidir
Pruebe con un lote de sus propios pedidos, los que más le cuestan hoy a su equipo:
- Un cliente que pide con sus propios números de pieza.
- Un pedido enviado a uno de muchos destinos.
- Un pedido que responde a una cotización que usted envió.
- Un cliente con contrato.
- Una orden de compra enviada dos veces.
Después compare cuántas líneas llegan resueltas contra sus datos de P21, cómo muestra cada opción lo que no pudo resolver y cuánto tiempo dedica una persona a cada pedido.
Automatice Order Entry de Prophet 21 con Fluent
La página de automatización de entrada de pedidos para Prophet 21 explica el agente en detalle, y la página de integración con Prophet 21 cubre la conexión y el acceso que concede su administrador. Para verlo con los pedidos de sus clientes, reserve una demostración.
Preguntas Frecuentes
Sí. Fluent lee cada orden de compra del cliente, resuelve el destino de envío, el cliente y cada artículo contra sus datos de P21 en vivo y prepara el pedido en Order Entry de Prophet 21. Una persona revisa el borrador y no se guarda nada hasta que lo aprueba.
Sí. Los artículos se resuelven incluidos los números de pieza del propio cliente, y la unidad de la orden de compra se comprueba contra las unidades que el artículo tiene en P21. Un artículo que no pudo resolver se señala en su línea para que una persona lo decida.
Sí. Cuando la orden de compra del cliente responde a una cotización abierta, Fluent convierte la cotización en el pedido, como lo haría su equipo, así que el pedido sigue ligado a ella. Nunca se convierte una cotización cancelada, completada o de otro cliente.
Sí. Cuando el cliente tiene un contrato para el destino de envío, Fluent lo pone en el pedido para que Prophet 21 ponga los precios a partir del contrato, y los precios de la orden de compra que no coinciden se muestran antes de guardar el pedido.
Cubre los pedidos que EDI no cubre: los PDF, hojas de cálculo y correos de clientes que nunca configurarán un socio comercial. Los clientes que ya usan EDI pueden seguir con él. Ambos funcionan en paralelo.
Sí. Los campos definidos por el usuario de la cabecera y las líneas del pedido pueden llenarse desde el documento, con reglas que su equipo escribe en la configuración del agente en lugar de una personalización dentro de P21.
