EDI frente a entrada de pedidos con IA para Epicor Prophet 21
Qué pedidos de clientes conviene llevar por EDI y cuáles por entrada de pedidos con IA en Prophet 21, cómo llega cada uno a Order Entry y cómo los distribuidores usan ambos en paralelo.
Gonzalo Nuñez
Chief Technology Officer
Para un distribuidor en Epicor Prophet 21, EDI y la entrada de pedidos con IA no compiten. EDI encaja con los clientes que ya envían pedidos estructurados en EDI 850 y lo seguirán haciendo. La entrada de pedidos con IA encaja con todos los demás: los clientes que envían por correo un PDF, una hoja de cálculo o unas líneas de texto y nunca configurarán un socio comercial. La mayoría de los distribuidores necesita ambos. Fluent cubre el segundo grupo: lee cada pedido, lo resuelve contra sus datos de P21 en vivo y lo prepara en Order Entry de Prophet 21 para que una persona lo apruebe, mientras los clientes de EDI siguen con EDI.
Cómo llega EDI a Prophet 21
El módulo EDI de Prophet 21 convierte el EDI 850 de un cliente en un pedido de venta y devuelve confirmaciones, avisos de envío anticipados y facturas (855, 856 y 810). Los pedidos que fallan al importarse quedan retenidos para que alguien los corrija. Muchos distribuidores se conectan a través de un proveedor como Epicor EDI, 1 EDI Source, SPS Commerce o TrueCommerce, que se encarga de la red y de los mapeos.
EDI funciona bien cuando ambas partes acuerdan un formato y lo mantienen. Cada cliente es un socio comercial con su propio mapeo, configurado y probado antes del primer pedido. Eso tiene sentido para un cliente grande que pide todos los días. Rara vez lo tiene para la larga lista de clientes que piden unas pocas veces al mes por correo.
Cómo llega la entrada de pedidos con IA a Prophet 21
La entrada de pedidos con IA lee el pedido como lo haría una persona, sea cual sea su formato. Fluent lee PDF, hojas de cálculo y cuerpos de correo, y luego resuelve cada uno contra sus datos de P21 en vivo:
- Primero el destino de envío, que determina el cliente.
- Artículos, incluidos los números de pieza del propio cliente.
- Unidades que el artículo realmente maneja.
- Cotizaciones convertidas en el pedido cuando la orden de compra responde a una, y contratos aplicados para que P21 ponga los precios a partir de ellos.
- Duplicados: se señala un pedido existente con la misma orden de compra del cliente.
El resultado es un borrador en la cola de revisión de Fluent con lo que no se pudo resolver señalado en su línea. Cuando una persona lo aprueba, Fluent guarda el pedido a través de las interfaces propias de P21 y lo vuelve a leer. No hay un mapeo por cliente: la primera orden de compra de un cliente nuevo se lee el mismo día.
Comparación
| EDI | Entrada de pedidos con IA con Fluent | |
|---|---|---|
| Ideal para | Clientes grandes que ya usan EDI | Clientes que envían PDF, hojas de cálculo o texto por correo |
| Configuración por cliente | Un socio comercial y un mapeo, probados | Ninguna; instrucciones escritas cuando hagan falta |
| Entrada | EDI 850 | PDF, hojas de cálculo, cuerpos de correo |
| Cuando los datos están mal | La importación falla y queda retenida en P21 | Se señala en la línea del borrador antes de guardar |
| Números de pieza del cliente y unidades | Mapeados por socio | Resueltos contra P21 en cada pedido |
| Quién revisa | Solo las excepciones | Una persona aprueba cada borrador |
| Documentos de salida | 855, 856, 810 | No cubiertos; mantenga EDI para ellos |
Dónde encaja mejor cada uno
EDI encaja mejor cuando un cliente lo exige, envía mucho volumen a diario y necesita confirmaciones y avisos de envío de vuelta. Mantenga a esos clientes en EDI.
La entrada de pedidos con IA encaja mejor con los clientes que no quieren o no pueden usar EDI, que para la mayoría de los distribuidores son la mayoría en número. También sirve para clientes nuevos, pedidos puntuales y clientes cuyas órdenes de compra cambian de formato.
Cómo decidir
Ordene a sus clientes por número de pedidos y por cómo envían hoy sus pedidos. Después:
- Deje donde están a los clientes que ya usan EDI.
- Tome a los clientes que envían pedidos por correo y elija los que más le cuestan a su equipo: sus propios números de pieza, muchos destinos, cotizaciones o contratos.
- Procese un lote de sus órdenes de compra reales con entrada de pedidos con IA y compare los borradores con los pedidos que capturó su equipo.
Automatice la entrada de pedidos de Prophet 21 con Fluent
La página de automatización de entrada de pedidos para Prophet 21 explica el agente, la guía para automatizar Order Entry cubre el proceso y la página de integración con Prophet 21 explica la conexión. Para verlo con los pedidos de sus clientes, reserve una demostración.
Preguntas Frecuentes
Normalmente ambos. Mantenga en EDI a los clientes que ya usan EDI 850 y use la entrada de pedidos con IA para los que envían por correo PDF, hojas de cálculo y texto, que para la mayoría de los distribuidores es el grupo más numeroso.
Para los clientes que no configurarán EDI, sí. Fluent lee sus pedidos por correo, resuelve el destino de envío, los artículos y las unidades contra sus datos de P21 en vivo y prepara el pedido en Order Entry de Prophet 21 para que una persona lo apruebe, sin un mapeo por cliente.
No. Fluent prepara los pedidos entrantes de clientes a partir de documentos y correos. No envía las confirmaciones 855, los avisos de envío 856 ni las facturas 810 que esperan los clientes de EDI, así que mantenga EDI para los clientes que lo exigen.
La diferencia se señala en la línea a la que pertenece, como un artículo que no se pudo resolver o un precio que no coincide con el contrato, y el pedido se guarda solo después de que una persona aprueba el borrador.
No hay nada que configurar por cliente. La primera orden de compra de un cliente nuevo se lee y se resuelve contra sus datos de P21 igual que cualquier otra, y se pueden añadir instrucciones escritas si un cliente necesita un trato especial.
Fluent no. Llama a las APIs propias de Prophet 21 desde fuera con un usuario de integración que configura su administrador, y las redes restringidas pueden autorizar las IP fijas de salida de Fluent.
