Facturas registradas en Epicor frente a AP Invoice Entry: cuál automatizar
Epicor Kinetic ofrece dos lugares para las facturas de proveedor: Logged AP Invoice Entry y AP Invoice Entry. Qué hace cada uno, cómo funciona la cuenta de suspenso y cómo puede usar cada uno la automatización de cuentas por pagar.
Gonzalo Nuñez
Chief Technology Officer
Epicor Kinetic ofrece dos lugares para una factura de proveedor. Logged AP Invoice Entry registra la factura cuando llega, para seguimiento y aprobación, y puede contabilizarla en una cuenta de suspenso antes de que nadie la haya conciliado. AP Invoice Entry es donde la factura se concilia con la orden de compra y sus recepciones y se convierte en una cuenta por pagar. La automatización de cuentas por pagar puede trabajar con cualquiera de los dos. Registrar primero da visibilidad temprana y un paso de aprobación dentro de Epicor. Conciliar primero, y revisar antes de escribir nada, elimina la segunda pasada de tecleo y comprobación.
Qué hace Logged AP Invoice Entry
Una factura registrada deja constancia de que existe una factura de proveedor: el proveedor, el número de factura, la fecha y los importes. Cómo afecta al libro mayor depende de la configuración contable de facturas registradas de la compañía:
- Seguimiento de autorización. La factura registrada no se contabiliza. Es un registro para seguimiento y aprobación, y la contabilidad se hace al crear la factura de proveedor.
- Contabilizar impuestos. Las cuentas por pagar y los impuestos se contabilizan al registrar la factura, y el importe neto va a una cuenta de suspenso de facturas registradas hasta que la factura se convierte en factura de proveedor.
- Todo a suspenso. Los importes de la factura y de los impuestos van a la cuenta de suspenso hasta que la factura registrada se anula o se convierte.
Las facturas registradas pueden crearse ya aprobadas o requerir que una persona las apruebe; la aprobación automática no está disponible con seguimiento de autorización. Cuando más tarde se introduce la factura completa en AP Invoice Entry, se empareja con la factura registrada, y Epicor puede exigir que los importes coincidan o permitir modificarlos, en cuyo caso la factura registrada se anula.
Los equipos usan las facturas registradas para ver los pasivos pronto, para enviar las facturas a aprobación antes de conciliarlas y para detectar una factura que ha llegado dos veces.
Qué hace AP Invoice Entry
AP Invoice Entry es donde la factura se construye completa, dentro de un grupo de facturas: cabecera, líneas contra las entregas de la orden de compra y las recepciones (con Get Receipts), cargos varios, impuestos y variaciones. Al registrar el grupo, las cuentas por pagar, el inventario y las variaciones llegan al libro mayor. La conciliación de dos vías compara la factura con la orden de compra; la de tres vías añade la recepción, para que solo pague lo que llegó.
Dos formas de automatizarlo
Registrar primero, conciliar después
La herramienta lee la factura del proveedor y crea una factura registrada. Una persona la aprueba en Epicor. Después la herramienta construye la factura de proveedor ejecutando Get Receipts contra las recepciones, y una persona registra el grupo. Lowki describe así su automatización de cuentas por pagar, en acceso anticipado a octubre de 2026.
Encaja en empresas que ya usan facturas registradas para aprobación y periodificaciones. La factura se toca dos veces en Epicor, y las diferencias entre factura y recepción aparecen como un saldo del grupo que alguien tiene que investigar.
Conciliar primero, revisar después
La herramienta lee la factura, resuelve el proveedor, la orden de compra y las recepciones contra los datos vivos de Epicor, y compara cada línea: la cantidad contra lo que queda por facturar, el precio unitario contra la orden, el flete contra lo ya facturado. El resultado es un borrador con cada diferencia en su línea, que se revisa y aprueba antes de escribir nada. Solo entonces se crea la factura en AP Invoice Entry, donde su equipo la registra como siempre. Fluent funciona así, en producción.
Encaja en equipos cuyo cuello de botella es la conciliación. La aprobación se hace sobre un borrador que ya muestra la conciliación, así que el revisor decide sobre las diferencias en lugar de reconstruir la factura.
Comparación
| Registrar primero, conciliar después | Conciliar primero, revisar después | |
|---|---|---|
| Lo primero que se escribe en Epicor | Una factura registrada | La factura de proveedor, tras la aprobación |
| Cuándo se concilia | Después de aprobar la factura registrada | Antes de la revisión, en el borrador |
| Cómo se muestran las diferencias | Un saldo del grupo en AP Invoice Entry | En cada línea del borrador |
| Aprobación | Aprobación de facturas registradas en Epicor | Etapas de aprobación en la cola de revisión |
| Pasivo visible pronto | Sí, si las facturas registradas van a suspenso | Al crear la factura |
| Quién registra | Una persona registra el grupo | Una persona registra el grupo |
| Ejemplo | Lowki (acceso anticipado) | Fluent (en producción) |
Cuál encaja
- Ya usa facturas registradas para aprobación o periodificaciones: una herramienta que registra primero mantiene ese proceso y añade la lectura.
- La conciliación es donde se van las horas: una herramienta que concilia primero elimina el paso que lleva el tiempo.
- Las facturas suelen diferir de las recepciones: le conviene ver las diferencias en la línea, para que el revisor sepa qué recepción, qué cantidad y qué precio.
- El flete y los cargos varios se facturan dos veces: compruebe que la herramienta compara los cargos con lo ya facturado.
- Quiere cuentas por pagar y órdenes de venta de un solo proveedor: compruebe que cada una está en producción hoy.
Automatice AP Invoice Entry con Fluent
Fluent lee las facturas de proveedor en PDF, escaneos, fotos, hojas de cálculo, XML o EDI, concilia cada línea en dos o tres vías contra la orden de compra y sus recepciones, y redacta la factura en AP Invoice Entry para que una persona la apruebe. Vea la automatización de cuentas por pagar, la conciliación de tres vías, cómo automatizar AP Invoice Entry en Epicor, o reserve una demostración con un lote de sus propias facturas.
Preguntas Frecuentes
Registra una factura de proveedor cuando llega, antes de introducir y conciliar la factura completa. Según la configuración de la compañía, una factura registrada es un registro de seguimiento o se contabiliza en una cuenta de suspenso de facturas registradas, y puede requerir aprobación.
Contiene el importe de una factura registrada hasta que se convierte en factura de proveedor o se anula. Con la opción de contabilizar impuestos solo va allí el importe neto; con la opción de todo a suspenso van la factura y los impuestos.
Sí, si la compañía está configurada para crear las facturas registradas ya aprobadas. No está disponible cuando las facturas registradas se usan solo para seguimiento de autorización.
Una factura registrada deja constancia de que la factura existe, para aprobación y visibilidad temprana. La factura de proveedor, introducida en AP Invoice Entry, se concilia con la orden de compra y las recepciones y se convierte en cuenta por pagar al registrar su grupo.
Sí. Fluent lee la factura del proveedor, concilia cada línea contra la orden de compra y sus recepciones, muestra cada diferencia en la línea y redacta la factura en AP Invoice Entry cuando una persona la aprueba.
Lowki describe su automatización de facturas de proveedor como acceso anticipado a octubre de 2026: registra las facturas en Logged AP Invoice Entry, una persona las aprueba, las concilia con Get Receipts y una persona registra el grupo. El agente de cuentas por pagar de Fluent está en producción.
