Cómo automatizar Voucher Entry en Epicor Prophet 21
Las formas en que los distribuidores llevan hoy las facturas de proveedor a Prophet 21, qué deja cada una a cuentas por pagar y cómo automatizar los vouchers contra recepciones de órdenes de compra.
Gonzalo Nuñez
Chief Technology Officer
Para automatizar Voucher Entry en Epicor Prophet 21, haga que un software lea cada factura de proveedor, encuentre la orden de compra y las recepciones que factura, y prepare el voucher en la ventana que usaría su equipo de cuentas por pagar: Convert PO to Voucher para compras de inventario, Voucher Entry By Amount para gastos y una nota de débito para un crédito del proveedor. Una persona debe seguir liberando cada voucher. Fluent lo hace a través de las APIs propias de P21, sin instalar nada dentro de Prophet 21, y crea cada voucher sin aprobar por defecto, de modo que cuentas por pagar tiene la última palabra antes de una corrida de pagos.
Por qué los vouchers llevan tanto tiempo en Prophet 21
Para un distribuidor, la mayoría de las facturas de proveedor cobran inventario que llegó con una orden de compra. Prophet 21 ya tiene esa orden de compra y sus recepciones, así que el trabajo no es teclear la factura. Es encontrar qué recepciones factura, comprobar cantidades y precios contra ellas y después capturar las líneas en Convert PO to Voucher. Las facturas que llegan antes que la mercancía hay que apartarlas y volver a encontrarlas. El flete y los impuestos tienen que caer en las líneas correctas, y una factura que ya tiene voucher no debe registrarse dos veces.
Formas de automatizarlo
P21 nativo: Convert PO to Voucher e importaciones programadas
Convert PO to Voucher es la ventana que usa la mayoría de los equipos de cuentas por pagar. Muestra las recepciones de una orden de compra y una persona elige cuáles cubre la factura. Así la conciliación de tres vías se queda dentro de P21, pero alguien sigue leyendo cada factura y eligiendo las recepciones a mano. P21 también puede importar vouchers desde un archivo de forma programada, lo que sirve para facturas que ya llegan como archivos estructurados, y deja sin tocar los PDF escaneados y los que llegan por correo.
Captura de documentos con importación de archivos
Varias herramientas de cuentas por pagar capturan la factura, la llevan por aprobación en su propio sistema y pasan el resultado a P21 como archivo de importación. DataServ, por ejemplo, describe una importación de archivo delimitado por tabulaciones a P21. Esto elimina la captura manual pero divide el trabajo: la conciliación contra recepciones ocurre fuera de P21, contra una copia de sus datos, o después de la importación, a cargo de una persona.
Epicor ECM AP Automation
El producto de gestión de contenidos de Epicor, ECM (antes DocStar), ofrece automatización de cuentas por pagar con flujos para Prophet 21. Encaja con equipos que además quieren guardar y enrutar las imágenes de las facturas dentro de la gestión documental de Epicor. Confirme con Epicor qué conciliación y qué tipos de voucher admite su versión de P21.
Un agente que prepara el voucher en P21
Fluent lee cada factura (PDF, escaneo, foto o cuerpo del correo) y la resuelve contra sus datos de P21 en vivo:
- Proveedor, a partir de la orden de compra a la que se refiere la factura.
- Recepciones: cada línea de la factura alineada con la línea de recepción que cobra, en la unidad en que se recibió.
- Diferencias de cantidad y precio, mostradas en la línea a la que pertenecen.
- Duplicados: un número de factura que ya tiene voucher para el proveedor, o una recepción que ya tiene voucher.
- Impuestos y flete, comprobados contra el total de la factura.
El resultado es un borrador en la cola de revisión de Fluent. Un borrador aprobado se convierte en un voucher en Convert PO to Voucher, o en Voucher Entry By Amount, una línea por cuenta contable, con cuentas sugeridas según cómo se ha codificado antes al proveedor. Un crédito del proveedor se convierte en una nota de débito. Cuando una factura llega antes que su recepción, espera en Fluent hasta que se registra la recepción, durante el plazo que usted defina, y entonces se prepara.
Fluent escribe a través de las interfaces propias de P21, así que sus campos obligatorios y sus totales se aplican igual que en la ventana, y Prophet 21 también rechaza por su cuenta un voucher duplicado. Después de cada guardado, Fluent vuelve a leer lo que P21 registró.
Comparación
| P21 nativo | Captura más importación | Fluent | |
|---|---|---|---|
| Quién lee la factura | Una persona | La herramienta de captura | El agente |
| Conciliación con recepciones | Una persona elige recepciones en Convert PO to Voucher | Fuera de P21 o después de importar; confirme con el proveedor | Contra recepciones de P21 en vivo, antes del borrador |
| Facturas antes que la mercancía | Se apartan a mano | Confirme con el proveedor | Esperan en Fluent hasta que se registra la recepción |
| Facturas de gastos y créditos | Se capturan a mano | Confirme con el proveedor | Voucher Entry By Amount y notas de débito |
| Qué queda dentro o cerca de P21 | Nada adicional | Una importación programada | Nada instalado; las APIs propias de P21 |
| Quién libera el voucher | Cuentas por pagar | Depende de la configuración | Cuentas por pagar; los vouchers se crean sin aprobar por defecto |
Cómo decidir
Pruebe con un lote de sus propias facturas, incluidas las que más le cuestan a su equipo:
- Una factura que cobra parte de una recepción, o varias recepciones.
- Una factura con flete e impuestos.
- Una factura que llega antes que la mercancía.
- Una factura de gastos sin orden de compra y un crédito de proveedor.
- Una factura que su equipo ya registró.
Después compare cuántas líneas llegan conciliadas con las recepciones correctas, cómo muestra cada herramienta lo que no pudo conciliar y cuánto tiempo dedica una persona a cada una.
Automatice Voucher Entry de Prophet 21 con Fluent
La página de automatización de cuentas por pagar para Prophet 21 explica el agente en detalle, y la página de integración con Prophet 21 cubre la conexión y el acceso que concede su administrador. Para verlo con sus propias facturas, reserve una demostración.
Preguntas Frecuentes
Sí. Fluent lee cada factura de proveedor, la concilia con la orden de compra y las recepciones que factura en sus datos de P21 en vivo y prepara el voucher en Convert PO to Voucher, en Voucher Entry By Amount o como nota de débito. Una persona revisa el borrador, y el voucher se crea sin aprobar por defecto para que cuentas por pagar lo libere en P21.
Sí. Cada línea de la factura se alinea con la línea de recepción que cobra, en la unidad en que se recibió, y las diferencias de cantidad y precio frente a la orden de compra y la recepción se muestran en esa línea antes de guardar nada.
La factura espera. Prophet 21 solo puede hacer vouchers de recepciones que existen, así que Fluent retiene la factura hasta que se registra la recepción, durante el plazo que usted defina, y después prepara el voucher. No hay que volver a enviar nada.
No por defecto. Los vouchers se crean sin aprobar, así que su equipo de cuentas por pagar libera cada uno en Prophet 21 antes de que pueda entrar en una corrida de pagos. Puede cambiarlo por agente.
No. Fluent llama a las APIs propias de Prophet 21 desde fuera, con un usuario de integración que su administrador crea y al que concede acceso de lectura en User Maintenance y Role Maintenance. No hay archivo de importación que programar ni nada que desinstalar.
Una factura sin orden de compra se prepara en Voucher Entry By Amount, una línea por cuenta contable, con cuentas sugeridas según cómo se ha codificado antes al proveedor, e impuestos y flete en líneas propias. Un crédito de proveedor se prepara como nota de débito.
