Fluent frente a Conexiom para Epicor Kinetic: entrada de órdenes de venta con flujos de aprobación y sin mapeo de formatos

Fluent y Conexiom convierten órdenes de compra de clientes enviadas por correo electrónico en órdenes de venta. Conexiom funciona con muchos ERP y mapea el formato de cada cliente nuevo antes de automatizar sus pedidos. Fluent está construido para Epicor Kinetic: no instala nada dentro de Epicor, lee el primer pedido de un cliente nuevo como cualquier otro, cubre facturas de proveedor, albaranes y otras ocho pantallas de Kinetic desde la misma plataforma, y pasa cada borrador por flujos de aprobación antes de escribir nada. Los aprobadores adecuados se eligen con reglas escritas en lenguaje natural, un agente de aprobación indica a cada uno qué revisar, y los aprobadores pueden decidir respondiendo al correo.

Cómo aborda cada uno la entrada de órdenes de venta

Conexiom

Los clientes envían por correo órdenes de compra como PDF, hojas de cálculo o cuerpo de correo; Conexiom las lee, y los datos de la orden resultante se entregan al ERP. Admite muchos ERP, entre ellos Epicor.

Si está evaluando Conexiom para Epicor Kinetic, pregunte cómo se entrega la integración con Kinetic, cómo se incorporan nuevos formatos de cliente, quién hace los cambios cuando una orden necesita un manejo distinto, y qué revisión y aprobación hay antes de que una orden llegue a Epicor.

Insista sobre todo en la incorporación. Conexiom mapea el formato de cada cliente nuevo antes de automatizar sus pedidos, de modo que cada nuevo socio comercial espera a que se haga ese trabajo. Pregunte cuánto tarda hoy un formato nuevo, quién hace el trabajo y si está incluido en su contrato.

Fluent

Fluent está desarrollado por Technology Coast Partners (TCP), un Socio Platino de Epicor con más de 20 años implementando Epicor y más de 600 implementaciones, todas en fabricación y distribución. Ejecuta agentes para diez pantallas de Epicor Kinetic, y Entrada de Pedidos es una de ellas.

Para una orden de venta, el agente lee el documento reenviado o enviado por correo (PDF, escaneo, foto, hoja de cálculo, cuerpo de correo, XML o EDI) y lo resuelve contra datos vivos de Epicor:

• Cliente, y la propia moneda y términos del cliente.
• Piezas, incluyendo los números de pieza del cliente.
• Unidades de medida para cada línea.
• Verificación de duplicados: cualquier pedido existente que ya lleve el mismo número de PO del cliente se marca antes de que se redacte.

Cualquier pieza o unidad que no pueda resolver se nombra en esa línea del borrador. No se escribe nada en Epicor mientras una aprobación está pendiente. El flujo de aprobación pasa el borrador por etapas, cada una con un aprobador elegido por nombre, por quien tenga menos trabajo abierto, o por la IA de entre un grupo, y una condición escrita en lenguaje natural decide si la etapa hace falta. Antes de que cada aprobador abra el borrador, un agente de aprobación lo revisa según la responsabilidad escrita de ese aprobador y lo marca como "nada marcado" o "requiere revisión" con una nota sobre qué mirar. La transacción aprobada se valida con la propia lógica de negocio de Epicor, y cada campo leído y cada decisión tomada, incluido quién firmó en nombre de quién, quedan en el registro de auditoría.

No hay plantillas por cliente, no hay mapeo de campos y no hay entrenamiento de modelo. El comportamiento se establece con instrucciones escritas, por ejemplo "los números de pieza de este cliente llevan una letra de revisión al final, ignórela", y cuando un revisor corrige un borrador, la corrección se convierte en una instrucción.

Comparación lado a lado

Donde una celda de Conexiom dice 'confirmar', la respuesta depende de la versión del producto y de su implementación, así que pídalo por escrito durante la evaluación.

Cuándo basta con Conexiom

• Usted ejecuta más de un ERP. Si algunas unidades de negocio usan Epicor y otras un ERP distinto, conviene tener un solo proveedor de automatización de pedidos para todas, y Fluent está construido solo para Epicor Kinetic.
• Está a mitad de contrato y no suma clientes. Si todos los clientes que necesita ya están mapeados y nadie más tiene que firmar, cambiar antes de la renovación puede no compensar. Vuelva a evaluarlo en la renovación, o cuando cambien las firmas o el alcance.

Dónde encaja Fluent

Para los equipos de Epicor Kinetic, Fluent encaja mejor cuando:

• Los pedidos necesitan firma antes de Epicor. Los flujos de aprobación pasan cada borrador por etapas, eligen a los aprobadores por nombre, por carga o por la IA, omiten una etapa que una condición en lenguaje natural considera innecesaria, y derivan a quien está ausente a un delegado que firma en su nombre. Un agente de aprobación indica a cada aprobador qué revisar, y pueden decidir respondiendo al correo. No se escribe nada en Epicor mientras una aprobación está pendiente.
• Nada puede instalarse dentro de Epicor. Fluent llama a la API REST de Kinetic desde fuera. Funciona en instalaciones locales o alojadas por Epicor, las redes restringidas autorizan las IP fijas de salida de Fluent, y el alcance de acceso de cada agente enumera exactamente los servicios que llama, para que su administrador de Epicor pueda ver y aplicar lo que toca.
• Usted quiere controlar el comportamiento usted mismo. Las instrucciones son oraciones escritas simples, por lo que el mostrador de pedidos o el administrador de Epicor pueden cambiar cómo se manejan los pedidos de un cliente sin una solicitud de cambio al proveedor.
• Otros documentos son los siguientes de la lista. La misma plataforma redacta facturas de proveedor con conciliación de dos y tres vías, recepciones a partir de albaranes, cobros a partir de avisos de pago, cotizaciones, envíos, entradas de tiempo y más. Un proveedor, una pantalla de revisión, un saldo de créditos.
• Los pedidos duplicados son un problema real. Los clientes reenvían POs, los reenvían dos veces o envían una revisión con el mismo número. Fluent marca cualquier pedido existente que lleve el mismo número de PO del cliente antes de que redacte.
• Usted sigue sumando clientes. El primer pedido de un cliente nuevo se lee como cualquier otro. No hay formato que mapear ni cola que esperar, así que el crecimiento no añade trabajo de incorporación.
• Usted quiere empezar rápidamente. La configuración dura aproximadamente treinta minutos para cuentas y la incorporación, y la mayoría de los equipos revisan los documentos el mismo día.

Luceco publicó sobre su primer día en EpiUsers.help. Más equipos de Epicor están en nuestras historias de clientes.

Cómo decidir

Ejecute ambos en el mismo lote de sus propias órdenes. Elija órdenes de compra que hoy sean difíciles para su equipo: un cliente que use sus propios números de pieza, uno que haga pedidos en una unidad distinta a la que usted tiene en stock, uno que envíe revisiones con el mismo número de PO, y uno que envíe una foto o una hoja de cálculo. Luego compare:

1. Cuántas líneas llegan totalmente resueltas contra sus datos de Epicor.
2. Qué tan claro indica cada herramienta qué no pudo resolver y dónde.
3. Cuánto tiempo dedica una persona a revisar cada borrador.
4. Qué tiene que instalar, otorgar o mantener su administrador de Epicor.
5. Qué se necesita para cambiar el manejo de las órdenes para un cliente.
6. Qué otros documentos quiere automatizar durante el próximo año, y si la misma herramienta los cubre.
7. Envíe una orden a dos aprobadores según una regla escrita, como "los pedidos de un cliente nuevo también van a crédito", y vea quién la recibe.
8. Marque a un aprobador como ausente y vea si la orden lo espera o llega a su delegado.
9. Apruebe una orden respondiendo al correo de aprobación.
10. Compruebe qué se le dice a cada aprobador que se marcó antes de abrir la orden.

Quédese con Conexiom si usa varios ERP. En Epicor Kinetic, Fluent le da flujos de aprobación antes de que nada llegue a Epicor, sin mapeo de formatos para clientes nuevos, y cuentas por pagar, recepciones y cobros en la misma plataforma.

No tiene que cambiar todo de una vez. Si tiene un contrato vigente, empiece con Fluent en los clientes que Conexiom no cubre, o en las facturas de cuentas por pagar (AP) y los albaranes, y traslade el resto de los clientes cuando termine el plazo.

Vea Fluent en sus propias órdenes

La página de automatización de entrada de órdenes cubre las órdenes de venta en detalle, y la página de integración con Epicor explica la conexión y el alcance de acceso. Para compararla con Conexiom en sus propias órdenes de compra, solicite una demostración.