Alternativa a IDC de Epicor: Fluent con Epicor ECM AP Automation
Mantenga Epicor ECM para archivo y flujo de trabajo, y utilice Fluent en lugar de Epicor IDC para leer las facturas, emparejarlas en Kinetic y canalizarlas a los flujos de ECM.
Gonzalo Nuñez
Chief Technology Officer
Fluent es una alternativa a Epicor Intelligent Data Capture (IDC), la capa de captura de Epicor ECM AP Automation, y funciona junto a Epicor ECM. Mantenga ECM para el archivo de documentos, flujo de trabajo y retención; use Fluent para leer cada factura, hacer coincidirla con la orden de compra y los recibos en Kinetic, redactarla en AP Invoice Entry y enviar el documento a un flujo de ECM. Los equipos sin ECM pueden usar Fluent por sí mismos.
Qué hace cada producto
Epicor ECM AP Automation es el propio producto de cuentas por pagar (AP) de Epicor, construido sobre Epicor ECM (anteriormente DocStar). Combina tres cosas que vale la pena separar, porque son decisiones separadas:
- Captura. Leer la factura y extraer sus campos. En la pila de Epicor esto es Intelligent Data Capture (IDC).
- Gestión de documentos. Almacenar, indexar y recuperar la factura y todo lo adjunto a ella, con retención. Esto es ECM en sí.
- Flujo de trabajo. Direccionar el documento para revisión y aprobación. Los flujos de ECM se encargan de esto.
Fluent realiza uno de esos tres trabajos y va más allá en Kinetic de lo que suele hacer una capa de captura. El agente AP de Fluent lee la factura, identifica al proveedor, los artículos, la orden de compra y los recibos frente a datos en vivo de Kinetic, y redacta la factura en AP Invoice Entry para que una persona la procese. No es un archivo de documentos, y no intenta convertirse en uno. Para ello, se integra con ECM.
Fluent frente a IDC en la capa de captura
Esta es la comparación real. ECM permanece en ambas columnas.
| Epicor ECM with IDC | Epicor ECM with Fluent | |
|---|---|---|
| Reading the invoice | IDC extracts fields and indexes them into ECM | Fluent reads PDFs, scans, photos, spreadsheets, email bodies, XML and EDI |
| Setup for new vendor layouts | Ask Epicor how IDC is configured per layout | No templates per vendor, no field mapping, no model training |
| Changing behavior | Ask Epicor | Written instructions; corrections become instructions |
| Resolving against Kinetic | Ask Epicor what is resolved at capture time | Vendors by name and tax ID; parts including the supplier's own part numbers; purchase order and receipts |
| Matching | Ask Epicor | Two-way and three-way against the purchase order and the receipts behind it |
| Result | Indexed document in ECM | Draft in AP Invoice Entry, with the document sent to an ECM workflow |
| Archive, workflow, retention | ECM | ECM |
"Pregunte a Epicor" significa que no pudimos confirmar la respuesta a partir del posicionamiento público de Epicor. Solicite una demostración con sus propias facturas.
Cómo trabajan juntos los dos
La integración de Fluent con Epicor ECM convierte los tipos de documentos ECM en agentes. Un flujo típico de AP se ve así:
- Las facturas se envían por correo electrónico o se reenvían al agente de Fluent.
- El agente lee la factura y localiza al proveedor por nombre y identificación fiscal.
- Coincide cada línea con la orden de compra y los recibos behind it: cantidad frente a lo que queda por facturar, precio unitario frente al pedido, y el flete nunca se factura dos veces. En envíos parciales ofrece solo la cantidad que aún queda por facturar.
- Redacta la factura en AP Invoice Entry, con cada diferencia mostrada en la línea.
- Envía el documento a un flujo de ECM, de modo que ECM mantenga el archivo, el enrutamiento de aprobación y la retención que ya maneja.
- Una persona procesa el borrador. Nada se registra antes de eso a menos que establezca umbrales de aprobación para documentos de bajo riesgo; el predeterminado es revisión.
Si no hay coincidencias con ningún proveedor, la factura se redacta con una nota de lo que se buscó y espera a una persona. Fluent también valida las facturas con autoridades fiscales como SAT (México), DIAN (Colombia) y SEFAZ (Brasil).
Metalworks procesa sus facturas de AP a través de los agentes de Fluent en Epicor Kinetic. Lea la historia de Metalworks.
Everyone was saying that it was too good to be true. But actually, it proved that it is a good software, and that people should not feel like it’s too good to be true, because it works.
Jill Schoedel · IT Manager, Metalworks
Qué se instala
Epicor ECM es un sistema de gestión de documentos, por lo que es una infraestructura que usted ejecuta o tiene alojada, con su propia administración. Eso es parte de su valor: es un sistema de registro de documentos.
Fluent no instala nada dentro de Epicor. Llama a la API REST de Epicor Kinetic desde fuera, sin personalización, sin BPM, sin tablas de staging y sin archivo de importación. Funciona en local o alojado por Epicor; las redes restringidas permiten una lista blanca de las IP de salida fijas de Fluent. Cada agente genera un alcance de acceso de Epicor que enumera exactamente los servicios que llama, el cual usted importa para que Epicor aplique el principio de menor privilegio. La configuración toma unos treinta minutos de cuentas y incorporación, y la mayoría de los equipos revisan documentos el mismo día.
El archivo es una razón real para conservar ECM
ECM es más que AP. Almacena e indexa documentos en toda la empresa: facturas, albaranes, contratos, registros de calidad, lo que su equipo registre. Si auditores, clientes o su propio personal extraen documentos de ECM hoy, eso es una razón para conservarlo, y Fluent está diseñado para trabajar con ello.
Fluent mantiene un registro de auditoría de cada campo que leyó y de cada decisión que tomó, lo que responde a '¿por qué el agente redactó esta línea de esta manera?' No es un reemplazo de un repositorio de documentos a nivel de la empresa, y no sugeriríamos usarlo como tal.
Más allá de AP
Los tipos de documentos ECM no se limitan a facturas, y tampoco lo están los agentes de Fluent. Fluent tiene agentes para diez pantallas de Epicor Kinetic: Entrada de cotización, Entrada de pedido, Envío al cliente, Entrada de factura de cuentas por cobrar (AR), Entrada de cobros, Entrada de pedido, Entrada de recibos (albaranes), Entrada de factura de cuentas por pagar (AP), Entrada de tiempo y Emisión de material. Una orden de compra de cliente o un albarán almacenados en ECM pueden leerse y redactarse en Kinetic de la misma manera.
Qué opción encaja
- Usted ejecuta ECM e IDC, y la captura le funciona bien: permanezca donde está. No hay razón para cambiar una capa de captura que no le está ralentizando.
- Usted ejecuta ECM, y la parte lenta es corregir la captura, ingresar líneas o hacer coincidir con los recibos: mantenga ECM para archivo y flujo de trabajo, y use Fluent en lugar de IDC.
- Usted no ejecuta ECM, y necesita un archivo de documentos a nivel de toda la empresa: ECM es una opción fuerte, y puede añadir Fluent para captura y coincidencia desde el inicio.
- Usted no ejecuta ECM, y solo necesita entrada de AP y coincidencia en Kinetic: Fluent por sí solo es suficiente. Fluent mantiene un registro de auditoría, y sus documentos originales permanecen donde los guarde hoy.
- Usted quiere un único proveedor para todo: la propia pila de Epicor lo mantiene a un único proveedor. TCP, la empresa detrás de Fluent, es un Socio Platino de Epicor, pero Fluent es un producto separado con su propio contrato.
Pruébelo con su configuración de ECM
La integración de ECM se describe en Fluent para Epicor ECM, el agente de AP en automatización de AP, y la conexión Kinetic en integración de Epicor. Los planes de pago comienzan en $600/mes, con uso medido en créditos precios. Para ver Fluent en sus propias facturas y tipos de documentos ECM, solicite una demostración.
Preguntas Frecuentes
No, a menos que usted lo desee. Fluent se integra con Epicor ECM y puede enviar cualquier documento a un flujo de trabajo de ECM, de modo que ECM mantiene su función como archivo, motor de flujo de trabajo y almacén de retención. Fluent reemplaza la capa de captura, Epicor Intelligent Data Capture (IDC).
ECM es el sistema de gestión de documentos: almacenamiento, indexación, flujo de trabajo y retención. IDC es la capa de captura que lee los documentos y extrae sus campos. Fluent es una alternativa a IDC, y continúa para resolver y hacer coincidir la factura en Kinetic.
Sí. Fluent llama directamente a la API REST de Kinetic y redacta facturas en AP Invoice Entry, con un registro de auditoría de cada campo leído y de cada decisión tomada. Si necesita un archivo de documentos a nivel de toda la empresa, agregue un sistema de gestión de documentos como ECM.
Sí. Fluent compara cada factura con la orden de compra y los comprobantes que la respaldan, verifica la cantidad frente a lo que queda por facturar y el precio unitario frente a la orden, nunca factura el flete dos veces y muestra cada diferencia en la línea.
La factura se redacta con una nota de lo que se buscó, y espera a que alguien la procese. Ninguna publicación se realiza hasta que alguien procese el borrador, a menos que usted haya establecido umbrales de aprobación para documentos de bajo riesgo.
La configuración Fluent toma unos treinta minutos para cuentas e incorporación, y la mayoría de los equipos revisan los documentos el mismo día. Nada se instala dentro de Epicor; cada agente genera un alcance de acceso que usted importa, y Epicor lo aplica.
