Alternativa a IDC de Epicor: Fluent con Epicor ECM, de la captura a la aprobación

Fluent es una alternativa a Epicor Intelligent Data Capture (IDC), la capa de captura de Epicor ECM AP Automation, y funciona junto a Epicor ECM. Mantenga ECM para el archivo de documentos, sus flujos de trabajo y la retención, y deje que Fluent haga la lectura en lugar de IDC: lee cada factura, la concilia con la orden de compra y los recibos en Kinetic, la redacta en AP Invoice Entry y archiva el documento en ECM con los valores de índice completos. Antes de que nada llegue a Epicor, Fluent añade un flujo de aprobación en el que un agente de aprobación revisa la factura para cada aprobador antes de que la abra. Los equipos sin ECM pueden usar Fluent por sí solo.

Qué hace cada producto

Epicor ECM AP Automation es el propio producto de cuentas por pagar (AP) de Epicor, construido sobre Epicor ECM (anteriormente DocStar). Combina tres cosas que vale la pena separar, porque son decisiones separadas:

• Captura. Leer la factura y extraer sus campos. En la pila de Epicor esto es Intelligent Data Capture (IDC).
• Gestión de documentos. Almacenar, indexar y recuperar la factura y todo lo adjunto a ella, con retención. Esto es ECM en sí.
• Flujo de trabajo. Direccionar el documento para revisión y aprobación. Los flujos de ECM se encargan de esto.

Fluent asume el primero de esos trabajos, llega más lejos en Kinetic de lo que suele llegar una capa de captura y añade su propio paso de aprobación antes de que el documento llegue a Epicor. El agente de AP de Fluent lee la factura, identifica al proveedor, los artículos, la orden de compra y los recibos frente a datos en vivo de Kinetic, redacta la factura en AP Invoice Entry y la envía a las personas que deben aprobarla, con un agente de aprobación que la revisa primero para cada una de ellas. Para el archivo, archiva en ECM: el agente de documentos ECM de Fluent crea un agente a partir de cualquier tipo de documento ECM que usted ya utilice, completa los campos personalizados y las filas de línea de ese tipo y archiva el documento con los valores de índice completos.

Fluent frente a IDC en la capa de captura

Esta es la comparación real. ECM permanece en ambas columnas.

"Pregunte a Epicor" significa que no pudimos confirmar la respuesta a partir del posicionamiento público de Epicor. Solicite una demostración con sus propias facturas.

Cómo trabajan juntos los dos

La integración de Fluent con Epicor ECM convierte los tipos de documentos ECM en agentes. Un flujo típico de AP se ve así:

1. Las facturas se envían por correo electrónico o se reenvían al agente de Fluent.
2. El agente lee la factura y localiza al proveedor por nombre y identificación fiscal.
3. Concilia cada línea con la orden de compra y los recibos que la respaldan: cantidad frente a lo que queda por facturar, precio unitario frente al pedido, y el flete nunca se factura dos veces. En envíos parciales ofrece solo la cantidad que aún queda por facturar.
4. Prepara el borrador de la factura para AP Invoice Entry, con cada diferencia mostrada en la línea.
5. Archiva el documento en ECM con los valores de índice completos, y puede enviarlo a un flujo de ECM, de modo que ECM mantenga el archivo, los flujos de trabajo y la retención que ya maneja.
6. Envía la factura por las etapas de aprobación de Fluent. Las condiciones se escriben en lenguaje natural, como "facturas sin orden de compra", y un agente de aprobación revisa la factura para cada aprobador con consultas de solo lectura en Epicor, y la marca como "nada señalado" o "requiere revisión" con una nota sobre qué mirar. No se escribe nada en Epicor mientras una aprobación está pendiente.
7. Los aprobadores deciden en Fluent o respondiendo al correo de aprobación: aprobar, rechazar o devolver la factura a AP con un motivo. Los aprobadores fuera de la oficina se sustituyen por un delegado, y cada decisión queda en el registro de auditoría. Una persona procesa el borrador, y nada se registra antes de eso.

Si no hay coincidencias con ningún proveedor, la factura se redacta con una nota de lo que se buscó y espera a una persona. Fluent también valida las facturas con autoridades fiscales como SAT (México), DIAN (Colombia) y SEFAZ (Brasil).

El paso de aprobación de Fluent ocurre antes de que el documento llegue a Epicor. El agente de aprobación ya leyó la factura contra Kinetic y le dice a cada aprobador qué mirar. Si un aprobador lo permite, el agente aprueba en su nombre cuando no hay nada señalado, y si su revisión falla la factura pasa a una persona, de modo que nada se aprueba en silencio. Una vez aprobada, la factura se crea en AP Invoice Entry a través de la propia lógica de negocio de Kinetic, y los flujos de ECM continúan desde ahí.

Metalworks procesa sus facturas de AP a través de los agentes de Fluent en Epicor Kinetic. Lea la historia de Metalworks.

Qué se instala

Epicor ECM es un sistema de gestión de documentos, por lo que es una infraestructura que usted ejecuta o tiene alojada, con su propia administración. Eso es parte de su valor: es un sistema de registro de documentos.

Fluent no instala nada dentro de Epicor. Llama a la API REST de Epicor Kinetic desde fuera, sin personalización, sin BPM, sin tablas de staging y sin archivo de importación. Funciona en local o alojado por Epicor; las redes restringidas pueden autorizar las IP fijas de salida de Fluent. Cada agente genera un alcance de acceso de Epicor que enumera exactamente los servicios que llama, el cual usted importa para que Epicor aplique el principio de menor privilegio. La configuración toma unos treinta minutos de cuentas e incorporación, y la mayoría de los equipos revisan documentos el mismo día.

El archivo es una razón real para conservar ECM

ECM es más que AP. Almacena e indexa documentos en toda la empresa: facturas, albaranes, contratos, registros de calidad, lo que su equipo registre. Si auditores, clientes o su propio personal extraen documentos de ECM hoy, eso es una razón para conservarlo, y Fluent está diseñado para trabajar con ello.

Fluent mantiene un registro de auditoría de cada campo que leyó, cada decisión que tomó y cada aprobación, incluido quién firmó en nombre de quién. Eso responde a "¿por qué el agente redactó esta línea de esta manera, y quién la aprobó?" No es un repositorio de documentos para toda la empresa; conserve ECM para eso.

Más allá de AP

Los tipos de documentos ECM no se limitan a facturas, y tampoco los agentes de Fluent. Fluent tiene agentes para diez pantallas de Epicor Kinetic: Entrada de cotización, Entrada de pedido, Envío al cliente, Entrada de factura de cuentas por cobrar (AR), Entrada de cobros, Entrada de órdenes de compra, Entrada de recibos (albaranes), Entrada de factura de cuentas por pagar (AP), Entrada de tiempo y Emisión de material. Una orden de compra de cliente o un albarán almacenados en ECM pueden leerse y redactarse en Kinetic de la misma manera.

Qué opción elegir

• Usted ejecuta ECM e IDC, y ni la captura, ni la conciliación ni las aprobaciones le ralentizan: permanezca donde está.
• Usted ejecuta ECM, y la parte lenta es corregir la captura, ingresar líneas, conciliar con los recibos o revisar las facturas antes de la firma: mantenga ECM para el archivo, y use Fluent en lugar de IDC para la captura, la conciliación y las aprobaciones.
• Usted no ejecuta ECM, y necesita un archivo de documentos a nivel de toda la empresa: añada ECM para el archivo, y use Fluent para la captura, la conciliación y las aprobaciones desde el inicio.
• Usted no ejecuta ECM, y solo necesita entrada de AP y conciliación en Kinetic: Fluent por sí solo es suficiente. Ejecuta el flujo de aprobación y mantiene el registro de auditoría, y sus documentos originales permanecen donde los guarde hoy.
• Usted quiere un único proveedor para todo: la propia pila de Epicor lo mantiene todo con un único proveedor. TCP, la empresa detrás de Fluent, es un Socio Platino de Epicor, pero Fluent es un producto separado con su propio contrato.

En una demostración con sus propias facturas, ponga a prueba el paso posterior a la captura tanto como la captura misma:

• Envíe una factura a dos aprobadores según una regla escrita en palabras, como "facturas sin orden de compra".
• Marque a un aprobador como fuera de la oficina y vea adónde va la factura.
• Apruebe respondiendo al correo de aprobación.
• Vea qué se señaló para cada aprobador antes de que abra la factura.

Pruébelo con su configuración de ECM

La integración de ECM se describe en Fluent para Epicor ECM, el agente de AP en automatización de AP, y la conexión Kinetic en integración de Epicor. Los planes de pago comienzan en $600/mes, con uso medido en créditos (precios). Para ver Fluent en sus propias facturas y tipos de documentos ECM, solicite una demostración.